Поездка в интересах работодателя

Л. Ю. Симонова

Для многих работников учреждений слово «командировка» — не пустой звук. Она является неотъемлемой частью исполнения ими трудовых обязанностей. Хотя направление сотрудника в другую местность в связи с производственной необходимостью дело обычное, часто возникают различные вопросы, связанные с рабочими поездками.

Л. Ю. СИМОНОВА, редактор-­эксперт журнала «Бюджетный учет»

Не все должностные обязанности выполняются в пределах рабочего места сотрудника. По необходимости он должен выезжать за пределы своего населенного пункта, а то и региона.

Особенности направления работников в командировки установлены следующими документами:

• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749 (далее — Положение № 749);
• Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденный Указом Президента России от 18 июля 2005 г. № 813 (далее — Порядок № 813).

Также командировки государственных служащих регламентируются Законом от 27 июля 2004 г. № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Состав расходов

Любая командировка влечет за собой расходы — на оплату проезда, проживание, иные. Эти расходы учреждения наряду с другими регламентируются законодательством. Так как затраты производятся в рамках трудовых отношений, при изучении вопроса следует опираться на нормы Трудового кодекса, в статье 166 которого дано определение служебной командировки: «поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Обязанность работодателя возмещать работнику затраты, связанные со служебной командировкой, закреплена в статье 168 Трудового кодекса. В их состав входят расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются соответствующими нормативными правовыми актами, в том числе Положением № 749, Порядком № 813.

На первый взгляд, статьи расходов видятся понятными и не должны вызывать вопросов. Однако это не так.

Проезд

В транспортные расходы в командировке, это оплата транспорта, входят затраты по проезду:

• к месту командирования и обратно;
• из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько учреждений, расположенных в разных населенных пунктах.

Указанные расходы включают в себя оплату (п. 12 Положения № 749; п. 11, 21 Порядка № 813):

• проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
• услуг по оформлению проездных документов;
• услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В пункте 21 Порядка № 813 установлены предельные нормы, по которым возмещаются расходы по проезду гражданских служащих к месту командирования и обратно, подтвержденные проездными документами.

Интернет-­покупка

Век информационных технологий принес возможность приобретать билеты с помощью интернета. В стоимость покупки может быть включен сервисный сбор оператора, включающий в себя оплату таких услуг, как бронирование билетов, оформление билетов, разработка, поддержка и обслуживание веб-сайта, обеспечение финансовых платежей различными платежными системами, служба поддержки пользователей по телефону, поддержка пользователей по электронной почте, информационное обеспечение пассажира (электронные письма с информацией о заказе и об оплаченных билетах, СМС-сообщения). Если учреждение приобрело такой билет и передало его сотруднику, направленному в командировку, то вопросов о возмещении не возникает. А если сотрудник самостоятельно купил билет на интернет-сайте на основании договора публичной оферты (ст. 435–437 ГК РФ), оплатив его личной банковской картой, то подпадает ли под возмещение сервисный сбор оператора? Ведь в Положении № 749, Порядке № 813 закреплена обязанность работодателя возмещать расходы на проезд транспортом общего пользования, услуг по оформлению проездных документов и постельных принадлежностей. Обслуживание сайта продавца или платежных систем, как и других услуг, не имеющих непосредственного отношения к транспортным, могут вызывать вопросы.

Согласно пункту 11 Положения № 749, подпункту «д» пункта 11 Порядка № 813 подлежат возмещению иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии, что они произведены гражданским служащим с разрешения или ведома представителя нанимателя или уполномоченного им лица).

Учитывая, что понятие иных расходов в Положении № 749, Порядке № 813 не раскрывается, транспортные расходы, связанные со служебной командировкой и не предусмотренные установленными порядками, могут быть к ним отнесены. Согласно пункту 24 Положения № 749, пункту 36 Порядка № 813 возмещение иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения представителя нанимателя или уполномоченного им лица, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Если в сервисном сборе выделены суммы, относящиеся к оформлению проездного документа, обслуживанию веб-сайта, обеспечению финансовых платежей различными платежными системами, то возмещение расходов сотрудника в части, приходящейся на стоимость оформления проездного документа, обязательны. Возмещение иных затрат, включенных в стоимость сервисного сбора, является правом, а не обязанностью учреждения. Однако чаще всего сбор выделен единой суммой и его расшифровка отсутствует. В этом случае логично посчитать его полностью относящимся к оформлению билета и принять к возмещению.

Приятного аппетита

В стоимость проезда на железнодорожном транспорте могут быть включены дополнительные сервисные услуги, в том числе питание. При рассмотрении вопроса возмещения сумм, относящихся к питанию, могут возникнуть споры, так как это не является оплатой проезда и, соответственно, не подлежит компенсации.

Минтруд России в письме от 8 октября 2015 г. № 18-4/ООГ-1670, рассматривая ситуацию с питанием, обратился к документам, регулирующим перевозки пассажиров на железнодорожном транспорте. Так, пунктом 33 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, утвержденных постановлением Правительства России от 2 марта 2005 г. № 111, установлено, что в поезде дальнего следования, имеющем в составе вагоны повышенной комфортности, пассажиру предоставляется платное сервисное обслуживание, стоимость которого включается в стоимость проезда. Порядок предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, утвержден приказом Минтранспорта России от 9 июля 2007 г. № 89 (далее — Порядок № 89). В соответствии с ним в состав стоимости проезда включается стоимость ряда услуг: предоставление питания, печатной продукции, а также предоставление пассажирам наборов предметов санитарно-гигиенического назначения.

Таким образом, учитывая, что стоимость сервисных услуг (питания) включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, правовых оснований для исключения их суммы из оплаты проезда гражданского служащего не имеется.

Дополнительно отметим, что стоимость сервисных услуг, включенная в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, при командировании работника не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами на основании пунктов 3 статьи 217 и пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса.

Пункт назначения

В пункте 11 Порядка № 813 сказано, что при направлении работника в служебную командировку ему возмещаются расходы по проезду к месту командирования и обратно. Далее уточняется: оплачиваются расходы по проезду до станции, пристани, аэропорта при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 22 Порядка № 813).

Аналогичная норма содержится в пункте 12 Положения № 749 — расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. То есть возмещение расходов, связанных с проездом командированных лиц различными видами общественного транспорта в черте населенных пунктов в месте командирования, не преду­смотрено.

Но командировка проводится в интересах и по распоряжению работодателя. Обязанность сотрудника расходовать личные средства на проезд от пункта прибытия междугороднего транспорта (станции, пристани, аэропорта) до адреса нахождения учреждения законодательством не установлена. Как быть?

В документах, устанавливающих особенности направления работников в командировки, не указано, что является местом командирования — населенный пункт или непосредственно адрес учреждения. Минтруд России в письме от 7 февраля 2018 г. № 18-4/ООГ-139 разъяснил, что под терминами «место прохождения гражданским служащим гражданской службы» и «место командирования» следует понимать соответственно населенный пункт, в котором расположен государственный орган, в котором гражданский служащий проходит гражданскую службу, и населенный пункт, в котором находится государственный орган (иная организация), в который(ую) гражданский служащий направляется в служебную командировку.

Минтруд России в письме от 11 марта 2016 г. № 18-4/ООГ-396 (далее — письмо Минтруда России № 18-4/ООГ-396) рассматривал вопросы о командировках и, основываясь на нормах Порядка № 813, указал следующее.

Согласно подпункту «д» пункта 11 Порядка № 813 возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии, что они произведены с разрешения или ведома представителя нанимателя или уполномоченного им лица).

Учитывая, что понятие «иные расходы» в Порядке № 813 не раскрывается, оплата проезда общественным транспортом, а также иные транспортные затраты, связанные со служебной командировкой, могут быть отнесены к таким расходам.

Возмещение иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения работодателя, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 36 Порядка № 813).

То есть положения пункта 36 Порядка № 813 не исключают возможности возмещения гражданским служащим произведенных с разрешения представителя нанимателя транспортных расходов на проезд в месте командирования в пределах средств, предусмотренных в бюджете.

По аналогии может быть разрешена ситуация, возникшая в командировке, проводимой в соответствии с Положением № 749.

Билет сдан, штраф уплачен

Работодатель имеет право продлить срок командировки или отозвать из нее своего сотрудника. Также, находясь в служебной поездке, человек может заболеть и проходить лечение в пункте командирования. Причины могут быть разными, но каждая из них влечет сдачу или замену проездных документов. А за эту услугу взимается штраф.

Мы знаем, что в соответствии с законодательством работникам возмещаются расходы по проезду при представлении документов, подтверждающих эти расходы, и при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя. А если в сумме возмещения учтен такой штраф, то не является ли он объектом для начисления НДФЛ и начисления страховых взносов?

Минфин России в письме от 11 мая 2017 г. № 03-04-06/28472 рассмотрел этот вопрос и указал, что возмещение командировочных расходов поименовано в ряду компенсационных выплат, освобожденных от обложения НДФЛ, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Кроме того, пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса предусмотрено, что при оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В письме указано, что суммы возмещения уплаченных командированными лицами штрафов за замену или возврат с разрешения работодателя ранее приобретенных проездных документов можно отнести к иным расходам, связанным со служебной командировкой, и не удерживать из них НДФЛ. В то же время понятие таких расходов законодательством не раскрывается. Учреждения могут закрепить их перечень в своих локальных документах.

С учетом изложенного суммы возмещения указанных расходов не облагаются НДФЛ.

Таким образом, расходы по возмещению командированному сотруднику сумм штрафов за замену или возврат проездных документов при документальном их подтверждении не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на основании пункта 3 статьи 217, подпункта 2 пункта 1 и пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса.

Добро пожаловать

Как правило, командировка длится не один день. Для полноценного отдыха и ночлега вдалеке от дома в перечень командировочных расходов включен наем жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления № 749, п. 11 Порядка № 813). Обычно таким жильем является гостиничный номер.

Для государственных служащих в пункте 18 Порядка № 813 установлено, что возмещение расходов по бронированию и найму жилого помещения осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, согласно следующим нормам:

• гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», — не более стоимости двухкомнатного номера;
• остальным гражданским служащим — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

В гостиницах предусмотрены различные номера, требования к которым утверждены постановлением Госстандарта России от 26 сентября 2001 г. № 82 «О создании и государственной регистрации Системы добровольной сертификации услуг гостиниц и других средств размещения на категорию». Причем наличие мест и количество комнат в номере не всегда совпадают. Однокомнатный номер может быть рассчитан на несколько человек, а двухкомнатный — на одного.

В письме Минтруда России № 18-4/ООГ-396 сказано, что положение о возмещении расходов на проживание по норме, закрепленной в пункте 18 Порядка № 813, является императивным.

В этой связи при наличии в гостиницах, расположенных в месте командирования, однокомнатных номеров расходы на проживание гражданских служащих, занимающих должности, не относящиеся к категории «руководители», возмещаются в пределах их стоимости.

Также Минтруд России указал, что, учитывая судебную практику, указанные расходы должны быть оправданными и обоснованными, в связи с чем размеры расходов по найму жилого помещения в период командировки, как правило, согласовываются между гражданским служащим и представителем нанимателя перед их произведением.

Питание включено

Кроме проживания гостиницы предоставляют различные услуги. Дополнительный сервис может оплачиваться отдельно — в зависимости от того, воспользовался гостиничный гость им или нет. Часто в цену проживания включается стоимость питания, при этом в счете за проживание она не выделяется отдельной строкой.

В Постановлении № 749, Порядке № 813 не предусмотрено возмещение стоимости услуги по питанию, предоставляемой при найме жилого помещения.

Однако пунктом 25 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства России от 9 октября 2015 г. № 1085, определено, что цена номера (места в номере), перечень услуг, которые входят в нее, а также порядок и способы оплаты устанавливаются исполнителем (гостиницей).

Рассмотрим вопрос о возмещении стоимости питания, включенной в оплату проживания в гостинице, по аналогии с предоставлением пассажирам комплекса услуг на транспорте. Таким образом, если в стоимость проживания в гостиничном номере включена плата за питание (без выделения отдельной суммой в счете гостиницы), она подлежит возмещению.

Расходы на наем жилого помещения и входящие в них сервисные услуги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, называются суточными. Они возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения № 749, п. 16 Порядка № 813).

Предельные размеры возмещения суточных для командировок по стране и за границу устанавливаются нормативными правовыми актами Правительства России, органов государственной власти субъектов России и органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ). Согласно подпункту «б» пункта 1 постановления Правительства России от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» норма составляет 100 рублей. Размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств установлены постановлением Правительства России от 26 декабря 2005 г. № 812. Минфин России в письме от 16 июня 2016 г. № 03-04-06/35135 указал, что фактический размер суточных, выплачиваемых организацией своим работникам при направлении их в служебные командировки, может превышать размеры суточных, освобождаемые от налогообложения на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса, и в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Суточные в размере, не превышающем за каждый день установленной нормы в командировках:

• по России — 700 рублей;
• за рубеж — 2 500 рублей;
• освобождены от обложения НДФЛ и страховых взносов (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина России от 5 июня 2017 г. № 03-04-06/35510, письмо ФНС России от 15 марта 2016 г. № ОА-4-17/4241@).

При оплате суточных сверх установленной нормы сумму превышения следует:

• обложить НДФЛ с отражением в справке 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 «иные доходы» за месяц, в котором был утвержден авансовый отчет работника по командировке (письма Минфина России от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325, ФНС России от 16 августа 2017 г. № ЗН-4-11/16202@);
• включить в базу для начисления страховых взносов.

День отъезда, день приезда

Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам. Если билеты отсутствуют, то в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (п. 7 Положения № 749, п. 9 Порядка № 813). Перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов), утвержден приказом Минфина России от 10 марта 2015 г. № 33н.

Казалось бы, в любом билете указана дата, и вопросы о сроках не должны возникать. Но и здесь встречаются неоднозначные ситуации. Рассмотрим некоторые из них.

Самолет, на который приобретен билет для командированного сотрудника, вылетает согласно расписанию 15 мая в 00 часов 30 минут. Так как перед посадкой в самолет требуется доехать до аэропорта, пройти регистрацию, работнику необходимо выехать из дома вечером 14 мая. Какой день будет считаться днем начала командировки? С какого дня полагается выплата суточных?

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. День приезда работника определяется аналогично (п. 4 Положения № 749, п. 6 Порядка № 813, письмо Минтруда России № 18-4/ООГ-396).

С учетом приведенных положений в рассматриваемой ситуации днем начала командировки станет 14 мая 2018 года, и за этот день должны быть выплачены суточные. При подготовке приказа о командировке следует учесть этот момент в сроках поездки.

Должен ли работник, выезжающий в командировку поздно вечером или приезжающий утром, явиться в эти дни на работу? Этот вопрос решается по договоренности с работодателем. Если все же командированный полностью отработал в такой день, то как его оплатить?

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Для гражданского служащего пунктом 11 Порядка № 813 гарантировано сохранение в служебной командировке должности гражданской службы и денежного содержания. То есть оплата производится в штатном порядке.

В отношении работников, не находящихся на государственной службе, следует руководствоваться нормой пункта 9 Положения № 749 — за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, сохраняется средний заработок. То есть в день выезда (приезда) работнику выплачивается средний заработок независимо от того, трудился работник в этот день или нет.

Не зная отдыха

Командировка вполне может прийтись на выходные и праздничные дни. Это время, в том числе дни нахождения в пути к месту командировки и обратно, включается в период командировки. День приезда из служебной поездки, приходящийся на выходной день, не является для командированного сотрудника днем отдыха, поскольку в данном случае он не может использовать полагающе­еся ему время по своему усмотрению. В этом случае по возвращении из командировки для отдыха ему предоставляется другой день, свободный от работы.

Указанные выходные дни предоставляются по желанию работника в удобное для него время посредством издания соответствующего приказа и оплате не подлежат. При этом дни выезда в служебную командировку и нахождения в ней, выпадающие на выходные или праздничные дни, оплачиваются как служебные дни (письмо Минтруда России № 18-4/ООГ-396).

Нерабочие дни, включенные в командировку, подлежат оплате в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения № 749). Согласно статье 153 Трудового кодекса работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Для гражданских служащих вопрос о нерабочих днях, приходящихся на командировку, учтен в пункте 33 Порядка № 813 и рассмотрен в письме Минтруда России № 18-4/ООГ-396:

• если графики работы в учреждении командирования и в месте постоянной службы не совпадают в сторону уменьшения дней отдыха, то служащему по возвращении предоставляются другие выходные дни взамен нерабочих дней, не использованных в период нахождения в деловой поездке;
• если гражданский служащий командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с законодательством;
• если гражданский служащий выезжает в служебную командировку в выходной день, по возвращении из служебной командировки ему предоставляется другой день отдыха в установленном порядке, который не подлежит оплате. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере.

Контракт

В статье говорилось о возмещаемых расходах. Однако учреждение может заключить контракт на оказание услуг, связанных с направлением работников в служебную командировку, например, обеспечение проезда к месту служебной командировки, месту проведения указанных мероприятий и обратно, наем жилого помещения, транспортное обслуживание, обеспечение питанием. Минэкономразвития России в письме от 20 апреля 2017 г. № Д28и-1605 указал, что такой контракт подлежит заключению в соответствии с подпунктом 26 пункта 1 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44‑ФЗ). На основании данного контракта услуги предоставляются работнику в натуральной форме (билет на проезд, размещение в гостинице). Вместе с тем Закон № 44‑ФЗ не содержит ограничений на заключение контракта на оказание услуг, связанных с направлением нескольких работников в служебную командировку.

При этом в письме отмечено, что согласно пункту 2 статьи 34 Закона № 44‑ФЗ при заключении контракта указывается, что его цена является твердой и определяется на весь срок исполнения. При заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных Законом № 44‑ФЗ.