Отчет по подотчету

Н. П. Нестеренко

Еще недавно при проведении подотчетных операций речь шла только о наличных средствах. С развитием безналичных расчетов появилась возможность использовать в этих целях банковские карты сотрудников или принадлежащие учреждению.

Операции, связанные с подотчетными средствами, неизменно вызывают повышенный интерес у проверяющих лиц, так как речь идет о расходовании денежных средств.

Н. П. НЕСТЕРЕНКО консультант

Как правило, в подотчет сотруднику выдаются средства на хозяйственные нужды учреждения, представительские и командировочные расходы. Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, — Указания Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 г. (далее — Указания № 3210-У).

Порядок выдачи, расходования, отчетности, а также перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет на административно-хозяйственные и представительские расходы, утверждаются приказом (распоряжением) руководителя учреждения или могут быть закреплены в локальном нормативном акте в составе сформированной учетной политики учреждения.

С каждым подотчетным лицом должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Ранее была несогласованность положений Инструкции № 157н и Указаний № 3210-У в отношении одного из условий выдачи наличных денег под отчет — полное погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. В 2014 году в пункт 214 Инструкции № 157н было внесено требование о выдаче денег подотчетному лицу при отсутствии задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета. Согласно Указаниям № 3210-У требовалось полное погашение подотчетным лицом задолженности. В настоящее время изменениями, внесенными Указаниями от 19 июня 2017 г. № 4416-У, эта норма упразднена.

Какую максимальную сумму учреждение может выдать под отчет своему работнику? Законодательством лимит не установлен. Учреждения могут самостоятельно определить предельные размеры подотчетных сумм в целом или с учетом статей расходов и закрепить их в соответствующем разделе своей учетной политики. Максимальные суммы, которые выдаются под отчет командированным работникам, определяются расчетным путем на основании норм возмещения стоимости проезда, проживания, норм суточных, исходя из количества дней командировки.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н).

Получите — распишитесь

Подотчетные суммы выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. В заявлении приводится обоснование для получения средств, указываются требуемая сумма и срок, на который она выдается (п. 213 Инструкции № 157н, п. 6.3 Указаний № 3210‑У).

Выдача наличных денег из кассы учреждения оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (п. 4.1 Указаний № 3210-У). При выдаче денежных средств под отчет нескольким лицам применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501) по форме, утвержденной Методическими указаниями № 52н (п. 167 Инструкции № 157н).

В учете учреждения выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы учреждения отражается записью:

Дебет 0 208 ХХ 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы учреждения с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств».

В целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт учреждения каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, а также для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) возможно перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов. При этом в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (письмо Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 (далее — Письмо № 03-11-11/42288)).

Для получения подотчетных денег на личную карту сотрудник представляет руководителю письменное заявление с указанием требуемой суммы, целевого назначения, обоснования и срока подотчета и реквизитов банковской карты. На основании положительного решения руководителя, оформленного распоряжением или резолюцией, формируется Заявка на кассовый расход (ф. 0531801) (далее — Заявка (ф. 0531801)).

В Заявке (ф. 0531801) на перечисление денег на карту сотрудника следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными.

В учете учреждения операции по перечислению денежных средств на личную банковскую карту работника отражаются записью:

Дебет 0 208 ХХ 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
Кредит 0 304 05 ХХХ, 0 201 11 610
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислены денежные средства на личную карточку подотчетного лица с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств».

Если денежные средства на оплату расходов учреждения через подотчетное лицо переведены на дебетовую карту, выданную территориальным органом Федерального казначейства для наличных расчетов, записи будут следующими:

Дебет 0 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 0 304 05 ХХХ, 0 201 11 610
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислены денежные средства на карточку учреждения с одновременным отражением на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств»;

Дебет 0 208 ХХ 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— получение подотчетными лицами наличных денежных средств с банковских карт через банкомат, оплата подотчетным лицом приобретенных товаров, работ, услуг с использованием карты с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств».

Срок настал — отчитайтесь!

Отчет о расходовании подотчетных средств оформляется Авансовым отчетом (ф. 0504505). Положениями подпункта 6.3 пункта 6 Указаний № 3210-У определено, что сотрудник обязан представить его в течение трех рабочих дней. Отсчет идет со дня одного из событий:

• истечения срока, на который выданы деньги. Этот срок указывается в заявлении подотчетного лица, а также может быть указан в распоряжении руководителя учреждения;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу после отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период.

К авансовому отчету об использовании подотчетных сумм или самостоятельно израсходованных в интересах учреждения средств в обязательном порядке должны прикладываться подлинники оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, билеты, бланки строгой отчетности и т. д.).

При использовании банковской карты сотруднику будет необходимо к авансовому отчету приложить соответствующие документы, подтверждающие оплату банковской картой (Письмо № 03-11-11/42288).

Согласно пункту 3.1 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» по операциям с использованием банковской карты оправдательными документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции (письмо Минфина России от 6 октября 2017 г. № 03-03-06/1/65253). Эта норма относится и к ситуации, когда при расчетах применялась личная банковская карта сотрудника.

Получив авансовый отчет, бухгалтер учреждения, должен:

• проверить наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность оформления документов, подсчета сумм, целевое расходование средств;
• отразить в авансовом отчете суммы расходов, принятых к учету.

После утверждения руководителем или уполномоченным лицом произведенных затрат отчет становится основанием для принятия к учету расходов учреждения, осуществленных через подотчетное лицо. В целях исполнения методологии бухгалтерского (бюджетного) учета, в зависимости от экономической природы (статьи расходов) финансово-хозяйственные операции оформляются записями:

Дебет 0 105 ХХ 340, 0 109 ХХ 2ХХ, 0 401 20 ХХХ
«Увеличение стоимости материальных запасов», «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг», «Расходы текущего финансового года»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц».

Если выданные под отчет наличные денежные средства израсходованы не полностью, сотрудник должен вернуть остаток подотчетных сумм в кассу организации.

Кассовые документы могут оформляться как на бумажном носителе, так и в электронном формате. При этом документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона от 6 апреля 2011 года № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается (п. 4.7 Указаний № 3210-У).

При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к нему может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

Внесение работником в кассу учреждения остатка денежных средств по выданному авансу оформляется записью:

Дебет 0 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
— принят в кассу учреждения неизрасходованный остаток подотчетной суммы с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств».

При использовании банковской (корпоративной) карты возможен вариант, когда сотрудник снимает в банкомате наличные деньги, а впоследствии вносит неизрасходованную сумму на карту учреждения. В этом случае операция пополнения карты оформляется записью:

Дебет 0 201 23 510
«Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
— внесен неиспользованный остаток подотчетной суммы на банковскую карту учреждения с одновременным отражением на забалансовом счете 17 «Поступления денежных средств»;

Дебет 0 304 05 ХХХ, 0 201 11 510
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 0 201 23 610
«Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
— зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения с одновременным отражением на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств».

Возможна ситуация, когда в учреждении не предусмотрены операции с наличными деньгами или сотрудник физически не может внести деньги в кассу, например, находится в командировке, не успев отчитаться по прежней сумме.

В таком случае сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно на счет учреждения по платежным реквизитам. При этом особое внимание следует обратить на назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм» и код бюджетной классификации. При неправильном заполнении Заявки на кассовый расход (Платежного поручения) орган Федерального казначейства учитывает такие платежи как невыясненные поступления и задолженность подотчетного лица останется непогашенной на отчетную дату.

В учете учреждения появится запись:

Дебет 0 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
— на расчетный счет учреждения поступил неиспользованный остаток подотчетных средств с одновременным отражением на забалансовом счете 17 «Поступления денежных средств».

Прощаю всем свои долги?

Редко возникают ситуации, когда подотчетное лицо не представляет авансовый отчет или возвращает сумму, меньшую, чем расчетный остаток подотчетной суммы. Или вовсе отказывается внести необходимые средства в кассу учреждения.

В этом случае возникает ущерб учреждению как реальное уменьшение наличного имущества работодателя — недостача денежных средств. Виновным является подотчетное лицо. Согласно пункту 2 статьи 243 Трудового кодекса материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Таким образом, при отсутствии с ответственным лицом договора о полной материальной ответственности согласно статье 244 Трудового кодекса, основанием для претензий станут документы, подтверждающие выдачу денежных средств под отчет.

Сотрудник обязан возместить работодателю прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ), который работодатель вправе удержать из зарплаты работника. Для этого следует:

в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег, издать приказ руководителя учреждения об удержании. В ином случае для взыскания долга потребуется обращение в суд;

ознакомить работника с решением об удержании под роспись. При этом должник должен письменно подтвердить свое согласие с размером суммы и основанием удержания. Если работник не согласен, потребуется обращение в суд.

Недостающая сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника — не более 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами (например, при удержании по нескольким исполнительным документам), 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

При этом за работником в любом случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Удержания из заработной платы отражаются записями:

Дебет 0 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 0 304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержан из заработной платы невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы;

Дебет 0 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»
— погашена задолженность подотчетного лица за счет удержания из заработной платы.

Если по установленной причине невозвращенный остаток неизрасходованной подотчетной суммы признается нереальным к взысканию, то он списывается со счетов бухгалтерского (бюджетного) учета.

Учет расчетов по суммам своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы) задолженности подотчетных лиц ведется на счете 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам». Перенос задолженности подотчетного лица в ущерб отражается записью:

Дебет 0 209 3Х 560
«Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит 0 208 ХХ 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Списание задолженности подотчетного лица, признанной нереальной к взысканию, в учете учреждения на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) оформляется записью:

Дебет 0 401 10 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами»
Кредит 0 209 3Х 560
«Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат».

Операции с подотчетными средствами обращают на себя особое внимание контролирующих органов. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влекут административное наказание:

• для должностных лиц — в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
• для юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).