Учет отпускных

О том, как правильно рассчитать отпускную сумму сотруднику и что отразить в бюджетном учете, рассказывает О.В.ГОРШЕНИНА, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Виды отпусков, как правильно их оформить и многие другие вопросы, связанные с трудовым законодательством, были рассмотрены в журнале «Бюджетный учет» в № 5 и 6 за 2005 год. Сегодня по просьбе наших читателей мы рассмотрим непосредственное начисление отпускных. В теории алгоритм расчета этих сумм не вызывает никаких сложностей. Однако на практике бухгалтеру приходится сталкиваться с массой нюансов.

Определяем расчетный период
Несмотря на многочисленные разговоры о том, что в самое ближайшее время бухгалтерам придется начислять отпускные по-новому, правила расчета пока остались прежними. Они установлены статьей 139 Трудового кодекса и постановлением Правительства России от 11 апреля 2003 г. № 213, которым утверждено Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее – Положение).
Итак, чтобы определить сумму отпускных, надо начисленную работнику зарплату за три предшествующих отпуску месяца (с 1-го по 1-е число) разделить на три (количество месяцев) и на 29,6 (среднемесячное количество календарных дней). Полученный среднедневной заработок умножить на количество дней отдыха. Данный алгоритм применим в том случае, если расчетный период сотрудником отработан полностью. Это, так сказать, идеальный вариант.
Если же при расчете отпускных обнаружилось, что работник в одном из месяцев болел или был в командировке, то это время исключается из расчетного периода и соответственно средний заработок рассчитывается по-другому. Проиллюстрируем это на примере.

Пример 1
Сотрудник учреждения И.А. Васильев с 1 июля 2006 года уходит в отпуск на 28 календарных дней. Оклад   Васильева составляет 10 000 рублей. В расчетный период войдут: апрель, май, июнь. В апреле Васильев болел и отработал только 10 рабочих дней. В апреле 2006 года 20 рабочих дней. Заработная плата за июль составит:
10 000 руб. : 20 х 10 р. д. = 5000 руб.
Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце рассчитывается   следующим образом:
10 р. д. х 1,4 = 14 к. д.
Среднедневной заработок Васильева составит:
(5000 руб. + 10 000 руб. + 10 000 руб.) : (14 к. д. + 29,6 к. д.+ 29,6 к. д.) = 341,53 руб.
Сумму отпускных надо рассчитать так:
341,53 х 28 к. д. = 9562,84 руб.

Очень часто бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда сотрудником в расчетном периоде не отработано ни одного дня и ему не начислена заработная плата. Возникает закономерный вопрос, какой период брать для начисления отпускных?
 Если работник за расчетный период не имел фактически отработанных дней либо он состоял из времени, которое исключается из расчетного периода (например, командировка, больничный), то для расчета среднего заработка берется фактическая зарплата за предшествующий период, равный расчетному (п. 5 Положения).

Пример 2
Сотруднику учреждения И. А. Васильеву с 1 июля 2006 года был предоставлен отпуск на 28 календарных дней. В расчетный период вошли апрель, май, июнь. Однако в апреле Васильев болел, а в мае и июне был в командировке. В соответствии с пунктом 4 Постановления № 213 время болезни и время нахождения в командировке не включаются в расчетный период. Следовательно, для расчета среднего заработка необходимо учитывать период, равный расчетному, то есть январь, февраль, март.

В том случае, если для начисления отпускных взят предшествующий период времени, равный расчетному, но и он был отработан не полностью, то расчет среднего заработка следует производить с учетом пункта 4 Положения. При этом бухгалтер также должен использовать коэффициент 1,4. Такое разъяснение в свое время давал Минтруд России (письмо от 10 июля 2003 г. № 1139-21).
На практике встречаются ситуации, когда у работника за расчетный период и после него нет заработной платы или нет отработанных дней, средний заработок рассчитывается исходя из суммы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце, в котором работнику предоставлен отпуск (п. 6 Положения). Например, сотрудница вышла из декретного отпуска. Проработав 15 дней, она взяла не использованный ранее оплачиваемый отпуск. В этом случае бухгалтер будет определять средний заработок исходя из зарплаты, начисленной за 15 дней.

Обратите внимание! Из расчетного периода при определении среднего заработка для оплаты отпусков не исключается время прогулов по вине сотрудника

Какие выплаты учитывать
Следующая проблема, возникающая при начислении отпускных, связана с определением выплат, включаемых в расчет среднего заработка. Перечень таковых выплат дан в пункте 2 Положения, тем не менее с выплаченными сотрудникам премиями возникает много нюансов.
Порядок учета премий зависит прежде всего от их вида: ежемесячная премия, ежеквартальная или вознаграждение за выслугу лет и по итогам работы за год:
– ежемесячная премия (одна премия за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода) – учитывается фактически начисленная премия;
– ежеквартальная (одна квартальная премия за одни и те же показатели) – учитывается в размере 1/3 фактически начисленной суммы премии за каждый месяц расчетного периода;
– годовая премия (одно годовое вознаграждение за одни и те же показатели) учитывается в размере 1/12 вознаграждений за каждый месяц расчетного периода.
Следует помнить, что при расчете среднего заработка учитываются только премии, фактически начисленные в расчетном периоде.

Пример 3
Сотрудник уходит в отпуск 16 июля 2006 года Расчетный период – апрель, май, июнь – отработан полностью. Сотруднику были начислены премии:
– в апреле по итогам работы в марте – 2000 руб.;
– в мае по итогам работы в апреле – 2000 руб.;
–   в июне по итогам работы в мае – 2000 руб.;
– в июле по итогам работы в июне – 2100 руб.
При расчете среднего заработка для оплаты отпуска бухгалтер учтет премии, начисленные   в апреле, мае и июне. Премия за июнь, начисленная в июле, в расчете не участвует. Общая сумма премий, которую нужно учесть при расчете среднего заработка, составит:
2000 руб. + 2000 руб. + 2000 руб. = 6000 руб.

Зачастую на практике премии начисляются позже, чем это предусмотрено в положении о премировании. В результате получается, что в одном месяце бухгалтер начисляет две премии по одному и тому же основанию. По этому поводу в пункте 14 Положения сказано, что ежемесячные премии учитываются не более одной за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Если же в одном месяце расчетного периода начислены ежемесячные премии по различным основаниям, то при определении среднего заработка учитываются все эти премии.
В соответствии с пунктом 14 Положения вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), исчисленные за предшествующий год, учитываются при подсчете среднего заработка в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

Пример 4
Сотруднику учреждения предоставлен очередной отпуск в апреле 2006 года. Расчетный период – январь, февраль и март – сотрудник отработал полностью. В январе ему были начислены годовая премия   и выплаты за выслугу лет:
– по итогам работы за 2005 года – 10 000 руб.;
– за выслугу лет (стаж работы) – 8000 руб.
Общая сумма премий, которую необходимо учесть при расчете среднего заработка, составила:
(10 000 руб. : 12 мес. х 3 мес.) + (8000 руб. : 12 мес. х 3 мес.) = 4500 руб.

Обратите внимание! Материальная помощь при исчислении средней заработной платы не учитывается. Дело в том, что материальная помощь   как правило выплачивается в связи с финансовыми трудностями работника и не зависит от количества и качества труда

Если повышена зарплата
Расчет отпускных станет настоящей головной болью для бухгалтера, если в учреждении было повышение тарифных ставок, должностных окладов. В соответствии с пунктом 15 Положения средний заработок работников повышается в следующем порядке:
– если повышение произошло в расчетный период;
– если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая;
– если повышение произошло в период сохранения среднего заработка.
В случае когда повышение заработной платы произошло в переделах расчетного периода, то заработные выплаты, которые начислялась работнику до повышения, нужно умножить на коэффициент повышения. Он рассчитывается путем делением тарифной ставки (должностного оклада, денежного вознаграждения), установленной в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, на тарифные ставки (должностные оклады, денежное вознаграждение) каждого из месяцев расчетного периода.

Пример 5
Работнику учреждения предоставлен очередной отпуск с 5 апреля 2006 года продолжительностью 28 календарных дней. Оклад работника –   10 000 руб., Расчетный период отработан полностью, и в него войдут январь, февраль, март.
В марте зарплата работника была увеличена на 2 000руб. Коэффициент повышения будет равен 1,2 (12 000 : 10 000 ).
Определим средний дневной заработок: (10 000 руб. х 1,2 + 10 000 руб. х 1,2 + 12 000 руб.) : 3 : 29,6 = 405, 40 руб.
Сумма отпускных составит: 405,40 руб. х 28 дн. = 11 351,20 руб.

Если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, то повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Пример 6
Работнику учреждения предоставлен очередной отпуск с 5 апреля 2006 года продолжительностью 28 календарных дней. В расчетный период вошли январь, февраль, март. Оклад сотрудника – 8000 руб.
Его средний дневной заработок сохраняемый на время отпуска, составит: (8000 руб. + 8000 руб. + 8000 руб.) : 3 : 29,6 х 28 д.н. = 7567,58 руб.
С 1 апреля 2006 г. оклад работника увеличен на коэффициент 1,2.
Сумма отпускных, которая должна быть выплачена работнику, составит:
7567,58 руб. х 1,2 = 9081,08 руб.

В ситуации, когда повышение заработной платы произошло в период нахождения сотрудника в отпуске, скорректировать надо часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения заработной платы и до окончания отпуска.

Обратите внимание! Выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска. На это указывает статья 136 Трудового кодекса

 Как рассчитать отпускные для сотрудника, которому установлен индивидуальный график, и он работает, например,   шесть часов в день?
Если сотрудник, которому   установлен неполный рабочий день, отработал по графику все дни расчетного периода, то отпускные надо считать так же, как и остальным. А именно взять зарплату за расчетный период, разделить ее на 3 и на 29,6. Результат надо умножить на количество дней отпуска.

Учет отпускных
Бухгалтер обязан не только правильно рассчитать сумму отпускных, но и правильно отразить на счетах бюджетного учета. Выплаченные отпускные бухгалтер оформит следующими записями.

Дебет 1 401 01 211
«Расходы по заработной плате»
Кредит 1 302 01 730
«Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»
– начислены отпускные на основании   приказов;

Дебет 1 401 01 213
«Расходы на начисления на оплату труда»
Кредит 1 303 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»
– начислен ЕСН на суммы отпускных;

Дебет 1 302 01 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 303 01 730
«Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
– удержан НДФЛ с сумм   отпускных, начисленных   сотрудникам;

Дебет 1 401 01 213
«Расходы на начисления на оплату труда»
Кредит 1 303 06 730
«Увеличение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
– начислены взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (расчетно-платежная ведомость);

Дебет 1 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными средствами получателя бюджетных средств»
Кредит 1 304 05 211
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате»
Дебет 1 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 1 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
– получены наличные деньги в кассу на выплату отпускных (чек, выписка с лицевого счета);

Дебет 1 302 01 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– выплачены   отпускные из кассы (расчетно-платежная ведомость);

Дебет 1 303 01 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
Кредит 1 304 05 211
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате»
– перечислен НДФЛ с сумм отпускных;

Дебет 1 303 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»
Кредит 1 304 05 213
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по начислениям на оплату труда»
– перечислен в бюджет ЕСН с сумм отпускных).