Наличка — тоже в плане

С. Н. Иванцова

Переоценить электронное взаимодействие сложно: доля наличных денег в обращении граждан и юридических лиц сокращается с каждым годом. Однако в векторе наличного денежного обращения у финансового работника возникают определенные вопросы.

С. Н. ИВАНЦОВА, консультант

В России установлены формы расчетов между сторонами сделки государственного сектора экономики:

• наличные;
• безналичные.

На финансово-хозяйственные операции с применением наличных расчетов в валюте России распространяются Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указания № 3073-У). При этом согласно статье 861 Гражданского кодекса расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами с учетом ограничений, установленных законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами.

Согласно пункту 6 Указаний № 3073-У наличные расчеты в валюте России и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем ста тысяч рублей либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную ста тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Отметим, что предельный размер наличных расчетов предусматривает ограничение исключительно по сумме в рамках одного заключенного договора, независимо от срока его действия и периодичности осуществления расчетов по нему, поскольку Указания № 3073-У не предусматривают ограничения осуществления расчетов наличными деньгами в один рабочий день.

Организация работы

Руководствуясь нормами Указаний № 3073-У, учреждение государственного сектора экономики для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег (лимит остатка наличных денег), которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указаниям № 3073-У, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег, с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

При осуществлении наличных денежных расчетов бюджетными (автономными) учреждениями применяется контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»).

План ФХД

Агрегация всех планируемых денежных потоков на очередной финансовый год и плановый период бюджетного (автономного) учреждения, включая наличные денежные расчеты, находит отражение в плане ФХД. При этом учреждения осуществляют прогнозы с учетом специфики деятельности, отраслевой принадлежности. Например, учреждение здравоохранения, располагая определенными данными (прогнозами), может смоделировать уровень (пик) посещаемости (обращений) пациентов за врачебной помощью в периоды осеннего и весеннего сезонов.

Плановое движение денежных потоков учреждения зависит от видов хозяйственной деятельности и значимости постоянной платежеспособности на всех этапах планового периода, с учетом которых наличные денежные расчеты осуществляются бюджетными (автономными) учреждениями согласно утвержденному плану ФХД:

• по источникам финансового обеспечения;
• по показателям выплат по статьям расходов.

Источники финансового обеспечения, в свою очередь, следует подразделять:

• на выполнение государственного (муниципального) задания;
• по приносящей доход деятельности (включая прибыль, полученную после уплаты налогов, обязательных платежей (чистая прибыль);
• на средства ОМС;
• на иные.

Поскольку бюджетное (автономное) учреждение самостоятельно организует учет затрат по экономическим элементам и по статьям калькуляции с учетом своих отраслевых особенностей, по способу включения в себестоимость (прямые и накладные), по связи с технико-экономическими факторами (условно-постоянные и условно-переменные (накладные)) с целью нормирования, лимитирования и т. д., при формировании плана ФХД необходимо учитывать возможное приобретение товаров, работ, услуг за наличный расчет.

Плановая сумма валовой прибыли рассчитывается по следующей формуле:

ВПпл = ОРпл — ОЗпл — НП,

где:

ВПпл — плановая сумма валовой прибыли учреждения по операционной деятельности в планируемом периоде;

ОРпл — плановый объем реализации товаров, работ, услуг в планируемом периоде, включая наличные расчеты;

ОЗпл — плановая сумма операционных затрат в планируемом периоде, включая наличные расчеты;

НП — плановая сумма налоговых платежей.

Расчеты наличными деньгами возможны в случаях:

• закупки товаров, работ, услуг у юридических лиц, индивидуальных предпринимателей согласно условиям заключенного договора, физических лиц;
• выдачи денежных средств под отчет, включая командировочные расходы;
• выдачи заработной платы, социальных пособий, стипендий;
• возмещения ущерба;
• реализации товаров;
• предоставления пожертвований, грантов;
• возврата предоставленных контрагентами средств во временное распоряжение.

Осуществление закупки товара, работы или услуги на сумму, не превышающую ста тысяч рублей, может осуществляться заказчиком у единственного поставщика.

Годовой объем закупок, которые заказчик вправе осуществить на основании пункта 1 статьи 93 Закона № 44‑ФЗ, не должен превышать двух миллионов рублей или пяти процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем пятьдесят миллионов рублей. Указанные ограничения годового объема закупок, которые заказчик вправе осуществить на основании настоящего пункта, не применяются в отношении закупок, осуществляемых заказчиками для обеспечения муниципальных нужд сельских поселений. На заказчиков, осуществляющих деятельность на территории иностранного государства, при осуществлении закупок в соответствии с настоящим пунктом не распространяются ограничения в части установления цены контракта, не превышающей ста тысяч рублей. В отношении федерального органа исполнительной власти, осуществляющего закупки для обеспечения федеральных нужд государственных органов, образованных для обеспечения деятельности Президента России, Правительства России, расчет указанных ограничений годового объема закупок, которые заказчик вправе осуществить на основании настоящего пункта, производится раздельно для такого федерального органа исполнительной власти и каждого такого государственного органа (подп. 4 п. 1 ст. 93 Закона № 44‑ФЗ).

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического лица либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указаний от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Поскольку в совокупный годовой объем закупок включаются все закупки, направленные на обеспечение государственных или муниципальных нужд, а под отчет в рассматриваемом случае денежные средства выделяются на приобретение товаров для учреждения, сумма выданных наличных денежных средств под отчет учитывается в общем годовом объеме закупок.

Результат анализа проектируемых расходов бюджетного (автономного) учреждения позволяет определить возможные выплаты по расходам наличными деньгами.

С целью управления денежными потоками, включая наличные денежные средства, разрабатывается план поступления и расходования денежных средств на планируемый период, с детализацией по месяцам, дням (платежный календарь). Основной целью платежного календаря является установка конкретных сроков поступления денежных средств и платежей учреждения и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий:

• график предстоящих поступлений денежных средств;
• график предстоящих платежей.

Обратите внимание, что планируемые наличные денежные расчеты, отражаемые в структуре показателей плана ФХД учреждения, имеющего филиальную сеть, должны включать общую сумму с учетом входящих в юридическое лицо обособленных подразделений.

Централизация

Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (п. 3 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402‑ФЗ)).

Решение управленческого вопроса о целесообразности передачи функций по ведению бухгалтерского учета, составлению отчетности централизованной бухгалтерии обусловлено минимизацией управленческих затрат на осуществление учетных и отчетных процедур, а также повышением эффективности использования бюджетных средств — например, при значительном количестве учреждений, принадлежащих к одной сфере деятельности в отдельном публичном образовании.

Обратите внимание, что при определении состава функций, передаваемых централизованной бухгалтерии от учреждения, необходимо учитывать, что законодательством не преду­смотрена передача функций иному учреждению, в том числе централизованной бухгалтерии, по принятию и исполнению обязательств учреждения в результате его финансово-хозяйственной деятельности, а также передача планово-экономических функций. При этом создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения (письма Минфина России 18 января 2017 г. № 02-08-05/1949, от 11 марта 2016 г. № 02-07-05/13954, от 18 февраля 2016 г. № 02-07-05/9219).

Средства во временном распоряжении

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, включая средства во временном распоряжении, по сроку исковой давности следует осуществить согласно решению инвентаризационной комиссии в порядке, установленном сформированной учетной политикой.

Операции по поступлению денежных средств во временное распоряжение бюджетного (автономного) учреждения отражаются записью:

Дебет 3 201 11 000, 3 201 21 000, 3 201 27 000, 3 201 34 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации», «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», «Касса»
Кредит 3 304 01 000
«Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение» (п. 135 Инструкции № 174н, п. 163 Инструкции № 183н).

Внутренний контроль

Необходимость осуществления внутреннего контроля учреждением своей финансово-хозяйственной деятельности определена статьей 19 Закона № 402‑ФЗ — экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В результате анализа целенаправленности и эффективности расходов на проведение мероприятий по контролю движения наличных денежных средств можно обобщить следующие нарушения:

• наличие денежных средств в кассе учреждения сверх установленного лимита наличных денежных средств, исключив при этом сроки выплаты заработной платы;
• превышение лимита расчетов с контрагентами согласно условиям заключенных договоров по одной сделке (в сумме свыше ста тысяч рублей согласно нормам Закона № 44‑ФЗ);
• неприменение контрольно-кассовой техники в случаях, установленных законодательством о применении контрольно-кассовой техники;
• применение ККТ, не соответствующей установленным требованиям, либо применение ККТ с нарушением порядка регистрации;
• отсутствие направления покупателю товаров, работ, услуг кассового чека в электронном формате.

Ответственность

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
• на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Кроме того, неприменение контрольно-кассовой техники в случаях, установленных законодательством о применении контрольно-кассовой техники, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей;
• на юридических лиц — от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Пристальное внимание проверяющих вызывает также следующий факт — ненаправление организацией при применении контрольно-кассовой техники покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме либо непередача указанных документов на бумажном носителе покупателю (клиенту) по его требованию в случаях, предусмотренных законодательством о применении контрольно-кассовой техники, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере двух тысяч рублей;
• на юридических лиц — преду­преждение или наложение административного штрафа в размере десяти тысяч рублей (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).