Цифра в трудовых отношениях

О. Б. Воробьева

На страницах журнала «Бюджетный учет» авторы не раз освещали вопросы информационных технологий, используемых в управленческих системах учреждений. Спектр их применения расширяется во всех отраслях экономики и сферах государственного управления. Не исключение — вопросы трудовых отношений.

О. Б. ВОРОБЬЕВА, аудитор

Коммуникационные технологии прочно входят не только в наш быт, но и в сферу управления в отраслях экономики.

Задача информатизации развития страны была обозначена еще в послании Президента России Федеральному собранию от 1 декабря 2016 года.

Применяемые технологии вызывают неподдельный интерес. Безналичное денежное обращение, например, уже норма.

Кроме того, указом Президента России от 9 мая 2017 года № 203 утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы (далее — Стратегия).

С использованием цифровых технологий изменяются повседневная жизнь человека, производственные отношения, структура экономики и образование, а также возникают новые требования к коммуникациям, вычислительным мощностям, информационным системам и сервисам. В настоящее время как инструмент цифровой экономики, основной функцией которой является автоматизация процедур бюджетного планирования, бюджетного учета кассовых операций бюджетов бюджетной системы России, бухгалтерского и управленческого учета операций по осуществлению финансово-хозяйственной деятельности организаций сектора государственного управления, проходит трансформация системы «Электронный бюджет».

Цифровизация не обходит стороной кадровое дело.

Основными целями направления, касающегося кадров и образования, являются:

• создание ключевых условий для подготовки кадров цифровой экономики;
• совершенствование системы образования, которая должна обеспечивать цифровую экономику компетентными кадрами;
• рынок труда, который должен опираться на требования цифровой экономики;
• создание системы мотивации по освоению необходимых компетенций и участию кадров в развитии цифровой экономики России.

Постановлением Правительства России от 28 августа 2017 г. № 1030 «О системе управления реализацией программы «Цифровая экономика Российской Федерации» утверждены:

• функциональная структура системы управления реализацией программы «Цифровая экономика Российской Федерации»;
• правила разработки, мониторинга и контроля выполнения планов мероприятий по реализации программы.

Обмен электронными документами по трудовому договору

В настоящее время трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Вместе с тем проект Закона о внесении изменений в Трудовой кодекс^[1] (далее — Закон), подготовленный Минтрудом России, предусматривает следующее.

В целях обеспечения формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде работодатели в течение 2020 года осуществляют мероприятия по реализации требований Трудового кодекса (в редакции Закона), включающие:

• подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с участием выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
• внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом;
• обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему начиная с 1 января 2020 года;
• уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с ведением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде, в том числе о праве ведения трудовой книжки на бумажном носителе по заявлению работника.

После 1 января 2021 года сохраняется обязанность работодателя вести трудовые книжки на бумажном носителе для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление работодателю. Иным работникам работодатель выдает трудовые книжки и освобождается от ответственности за их хранение.

Ведение сведений о трудовой деятельности работников, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, осуществляется только в электронном виде (без права подачи указанными работниками заявлений о ведении работодателями трудовых книжек на бумажном носителе).

Кроме того, выполнение определенной трудовым договором функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети интернет, признано дистанционной работой (гл. 49.1 ТК РФ).

Применение электронного документооборота (ЭДО) в части трудовых правоотношений дает определенную экономию (преимущества):

• денежных средств (уменьшение расходов на почтовую пересылку оригиналов (копий) документов);
• времени (быстрый обмен необходимыми документами);
• оптимизации кадрового состава.

Таким образом, одним из перспективных направлений деятельности в области трудовых отношений является ведение электронных трудовых книжек.

В указанной ситуации необходимо применение электронной подписи.

Бухгалтерский (бюджетный) учет

Коды направлений расходов целевых статей расходов федерального бюджета на достижение результатов федерального проекта «Кадры для цифровой экономики» отражены в приложении 17 Порядка № 132н.

В Стратегии сказано, что информационные и коммуникационные технологии стали частью современных управленческих систем во всех отраслях экономики и сферах государственного управления. В число основных задач применения информационных и коммуникационных технологий Стратегия включает продвижение проектов по внедрению ЭДО в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам, осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений.

С целью исполнения федерального проекта «Кадры для цифровой экономики» необходимо предусмотреть следующее:

• определить принципы безбумажного взаимодействия, использования электронного документа, электронного архива и т. п.;
• внедрение введения электронного формата заключения трудового договора, оптимизация иных «бумажных» обязанностей работодателя;
• совершенствование независимой доверенной фиксации и предоставления заинтересованным лицам юридических фактов, связанных с электронными дистанционными взаимодействиями, электронными документами (сервисов третьей доверенной стороны).

Однако внедрение ЭДО в учреждении потребует определенных затрат, и не только вложений денежных средств, модернизации:

обеспечение работников по управлению кадровым персоналом АРМ, поддерживающим заданные функции;

• оформление цифровой подписи;
• заключение договора с интернет-провайдером, поддерживающим необходимый формат;
• иные.
  • совершенствование системы образования, которая обеспечит цифровую экономику компетентными кадрами. Обу­чение персонала, повышение компетенции работников в области ИТ-технологий (включая повышение доли таких работников в общем составе). Трансформация рынка труда, который должен опираться на требования цифровой экономики;
  • развитие сетей связи, системы центров обработки данных, внедрение цифровых платформ по работе с данными;
  • информационная безопасность, которая позволит защитить данные электронного формата (включая персонифицированные) от информационных угроз.

Финансовое обеспечение реализации Стратегии осуществляется за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов России, местных бюджетов, средств государственных внебюджетных фондов и внебюджетных источников (п. 56 Стратегии).

В бюджетном (бухгалтерском) учете расходы на приобретение электронной подписи предполагают следующие услуги контрагентов:

• приобретение (изготовление) ключа электронной цифровой подписи (с материальным носителем USB-токен);
• получение неисключительных прав (лицензии) на использование программного обеспечения.

Код вида расходов применяется согласно Порядку № 132н:

по элементу вида расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» подлежат отражению расходы федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов России на реализацию мероприятий по созданию, с учетом опытной эксплуатации, развитию, модернизации, эксплуатации государственных информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры, а также расходы по использованию информационно-коммуникационных технологий (далее — мероприятия по информатизации) в деятельности федеральных государственных органов, в том числе находящихся в их ведении федеральных государственных казенных учреждений, и органов управления государственными внебюджетными фондами России.

Также по данному виду расходов отражаются расходы бюджета субъекта России, бюджета территориального государственного внебюджетного фонда, местного бюджета на реализацию мероприятий по информатизации в части региональных (муниципальных) информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры в случае принятия решения финансовым органом субъекта России (муниципального образования) о применении вида расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» (п. 51.2.4.2);

• по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» отражаются расходы бюджетов бюджетной системы России на закупку товаров, работ, услуг, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, не отнесенные к иным элементам видов расходов подгруппы 240 «Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд», в том числе расходы на:
  • закупку товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий для нужд субъектов России (муниципальных образований), органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, если иное не установлено актом финансового органа субъекта России (муниципального образования);
  • закупку товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями (п. 51.2.4.4).

Оплату сертификата ключа проверки электронной подписи следует отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

При ведении бухгалтерского (бюджетного) учета с 1 января 2021 года, составлении бюджетной (бухгалтерской) и иной финансовой отчетности, начиная с отчетности за 2021 год, для отражения расходов на приобретение лицензионных прав следует применять следующие подстатьи КОСГУ:

• 352 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с неопределенным сроком полезного использования»;
• 353 «Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с определенным сроком полезного использования» (Порядок № 209н).

ПРИМЕР

Бюджетным учреждением заключен договор на передачу неисключительных прав (лицензии) на использование программного обеспечения сроком на один год (изготовления сертификата электронной цифровой подписи, так называемого ключа электронной цифровой подписи) на материальном носителе USB-токен. Спецификация, являющаяся неотъемлемой частью заключенного договора, не предусматривает расшифровки цены на материальный носитель.

Формирование позиции бухгалтера будет зависеть от экономического содержания заключенного договора. Поскольку оно предусматривает приобретение программного обеспечения с заданным сроком, бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 0 401 50 226
«Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги»
Кредит 0 302 26 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
— начислен единовременный платеж по лицензионному договору, относящемуся к будущему периоду;

Дебет 0 302 26 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
Кредит 0 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечисление единовременного платежа по лицензионному договору с одновременным применением забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств».

Одновременно — увеличение забалансового счета 01 «Имущество, полученное в пользование» (принято к забалансовому учету программное обеспечение, неисключительное право на использование которого получено учреждением);

Дебет 0 401 20 226, 0 109 ХХ 000
«Расходы на прочие работы, услуги», «Себестоимость готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 401 50 226
«Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги»
— списание расходов будущих периодов в расходы текущего финансового года (ежемесячно 1/12 суммы).

^[1] Проект Федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)».