Командировка. Подстатьи КОСГУ для расходов

Л. Ю. Симонова

Вступление в силу с 1 января 2019 года новых документов, регламентирующих применение бюджетной классификации — Порядков № 132н и 209н, внесло поправки в правила, ставшие уже привычными. Среди прочего изменения произошли и в отражении командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений.

Л. Ю. СИМОНОВА, редактор­-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Как и прежде, особенности направления работников в командировки устанавливает ряд соответствующих нормативных документов, в том числе:

• Трудовой кодекс;
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749 (далее — Положение № 749);
• Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденный Указом Президента России от 18 июля 2005 г. № 813 (далее — Порядок № 813);
• Закон от 27 июля 2004 г. № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• постановление Правительства России от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (далее — Постановление № 729).

Любая командировка влечет за собой расходы. Учреждение может выдать сотруднику денежные средства перед служебной поездкой или возместить понесенные им затраты. В состав командировочных расходов входят:

• суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном нормативными правовыми актами;
• расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе автомобильным транспортом (кроме такси) (расходы на услуги такси возмещаются, если они произведены с разрешения или ведома работодателя);
• расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
• другие расходы, связанные со служебной поездкой, осуществленные по распоряжению работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749, п. 1, 3 Постановления № 729).

Если командировочные расходы произведены в рамках приносящей доход деятельности и подтверждены документально, их можно учесть как при исчислении налога на прибыль у бюджетного или автономного учреждения, так и при УСН у автономного учреждения (письмо Минфина от 10 сентября 2015 г. № 03-03-06/2/52238).

Нормы возмещения

Нормы и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами Правительства России, органов государственной власти субъектов России, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 16 Положения № 749).

Нормы возмещения расходов, осуществленных в командировках на территории России, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установленные Постановлением № 729 и вступившие в действие с 1 ноября 2014 года, в настоящее время не изменились и зависят от наличия подтверждающих документов.

При оплате командировочных расходов следует учитывать положения Налогового кодекса.

Если размер суточных, установлен учреждением и больше 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, то суммы превышения включаются в доход сотрудника. С этих сумм следует удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Подобные критерии установлены и в отношении расходов по найму жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком подтверждающих документов, суммы освобождаются от налогообложения, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней Авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен пунктом 7 Положения № 749.

ПРИМЕР

Иванов А. А. был направлен в командировку на территории России с 11 по 14 марта 2019 года на четыре дня. В учреждении установлены суточные в размере 800 рублей.

По возвращении из командировки 15 марта Иванов составил Авансовый отчет (ф. 0504505). Руководитель учреждения утвердил его 18 марта.

Установленный в учреждении размер суточных превышает не облагаемую НДФЛ сумму (800 руб. — 700 руб. = 100 руб.). Таким образом, сверхнормативные суточные составили 400 рублей (100 руб. × 4 дня).

С этой суммы в день выплаты зарплаты за март будет удержан НДФЛ в размере 52 рублей (400 руб. × 13 %). Налоговый агент (учреждение) должен перечислить его в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты зарплаты.

Суммы превышения необходимо отразить в Справке о доходах и суммах налога физического лица по форме 2-НДФЛ с кодом дохода 4800 «Иные доходы» за тот месяц, в котором был утвержден авансовый отчет работника по командировке (письма ФНС России от 19 сентября 2016 г. № БС-4-11/17537, Минфина России от 1 февраля 2017 г. № 03-04-09/5325).

Подобная норма закреплена и в отношении страховых взносов. Суточные в размере до 700 рублей (командировки по территории России) и до 2 500 рублей (поездки за рубеж) включительно, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения и иные необходимые затраты не подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Изменения в бюджетной классификации

1 января 2019 года начали действовать новые правила применения бюджетной классификации, установленные Порядками № 132н и 209н.

Для отражения расходов, связанных с командированием работников, предусмотрен следующий порядок: выдача командируемым работникам наличных денежных средств или перечисление на банковскую карту под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений, осуществления расходов протокольного характера, а также компенсация работникам понесенных ими за счет собственных средств расходов по оплате проезда к месту командирования и обратно, найму жилых помещений и иных расходов, произведенных ими с разрешения или ведома работодателя, перечень которых определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте), отражаются по следующим кодам видов расходов:

• 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;
• 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда»;
• 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания»;
• 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».

При выборе статьи (подстатьи) КОСГУ руководствуются Порядком № 209н. Согласно которому по подстатьям:

• 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» отражается возмещение работникам дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные);
• 222 «Транспортные услуги» отражаются расходы по оплате договоров гражданско-правового характера по оказанию услуг по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования. А так же компенсация за использование в командировке личного транспорта;
• 226 «Прочие работы, услуги» отражается возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками:
  • по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
  • по найму жилых помещений;
  • по иным расходам, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Если сравнивать применение подстатей КОСГУ в 2019 году и ранее, то видно, что не изменилась только подстатья, предусмотренная для отражения затрат на суточные. Согласно ранее действовавшим Указаниям № 65н подстатья 212 называлась «Прочие выплаты». В Порядке № 209н название было конкретизировано: «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме». Таким образом, появилось разграничение иных выплат персоналу по типу — несоциальные или социальные.

В чем разница? К социальным выплатам причисляются пособия и компенсации персоналу, связанные с социальными рисками, такими как болезнь, утрата постоянного заработка, которые могут негативно сказаться на его имущественном положении.

Несоциальные выплаты включают возмещение (компенсацию) персоналу расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей, расходы, связанные со служебными командировками (за исключением выплаты суточных), компенсация за содержание служебных собак по месту жительства, компенсация стоимости вещевого имущества, иные аналогичные расходы.

Положениями Порядка № 209н детализированы многие статьи, в том числе закреплена детализация статей 560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности» и 660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности». Кроме прочих введены подстатьи:

• операции по осуществлению расчетов с участниками бюджетного процесса, увеличивающие (уменьшающие) дебиторскую задолженность:
  • 561 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с участниками бюджетного процесса»;
  • 661 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с участниками бюджетного процесса»;
• операции по осуществлению расчетов с физическими лицами, увеличивающие (уменьшающие) дебиторскую задолженность:
  • 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
  • 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Если оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников осуществляется учреждением в соответствии с заключенными договорами (контрактами), расходы отражаются по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 49.5 Порядка № 132н) и по соответствующим подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Для расчетов со сторонними организациями учитывается детализация статей 730 «Увеличение прочей кредиторской задолженности» и 830 «Уменьшение прочей кредиторской задолженности».

Операции по осуществлению расчетов с иными нефинансовыми организациями, за исключением нефинансовых организаций государственного сектора, увеличивающие (уменьшающие) кредиторскую задолженность:

• 734 «Увеличение прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями»;
• 834 «Уменьшение прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями».

Записи в учете

Командированный сотрудник может получить расходную сумму перед выбытием — в подотчет или после возвращения в качестве возмещения. Записи, отражающие операции, формируются в зависимости от порядка, в соответствии с которым работник получил средства на командировку — наличными или на банковскую карту, и с применением введенных подстатей КОСГУ.

Расчет наличными

Дебет 0 208 12 567, 0 208 26 567
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выданы из кассы учреждения денежные средства работнику под отчет на выплату суточных, оплату проезда, найма жилых помещений и другие расходы соответственно.

Если сотрудник израсходовал не всю сумму, полученную в подотчет, то по возвращении из командировки и утверждения Авансового отчета (ф. 0504505) он возвращает в кассу оставшиеся денежные средства. В зависимости от предназначения этих средств операция отражается записями:

Дебет 0 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 0 208 12 667, 0 208 26 667
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг».

Если сотрудник в служебной поездке с ведома руководителя использовал личный транспорт, то выплата компенсации отражается:

Дебет 0 208 22 567
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения».

Безналичные расчеты

Отражение безналичных расчетов зависит от того, кому принадлежит банковская карта — сотруднику или учреждению.

Порядок выдачи аванса на командировочные расходы на зарплатную карту сотрудника должен быть закреплен в учетной политике учреждения (письмо Минфина России от 6 июля 2018 г. № 09-02-07/47375).

Дебет 0 208 12 567, 0 208 26 567
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 212, 1 304 05 226
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате прочих работ, услуг»
— перечислены на зарплатную карту работника под отчет денежные средства на выплату суточных, оплату проезда, найма жилых помещений и другие расходы соответственно.

Выплата компенсации на карту сотруднику за использование с ведома руководителя в служебной поездке личного транспорта отражается:

Дебет 0 208 22 567
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 222
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате транспортных услуг».

Расчеты с использованием расчетной карты учреждения на выплату суточных, оплату проезда, найма жилых помещений и другие расходы соответственно отражаются записями:

Дебет 0 210 03 561
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам по расчетам с участниками бюджетного процесса»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 212, 1 304 05 226
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате прочих работ, услуг»;

Дебет 0 208 12 567, 0 208 26 567
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»
Кредит 0 210 03 661
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам по расчетам с участниками бюджетного процесса».

Возврат не использованных по предназначению денежных средств сопровождается записями:

Дебет 0 201 23 510
«Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 0 208 12 667, 0 208 26 667
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»;

Дебет 0 201 11 510, 1 304 05 212, 1 304 05 226
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате прочих работ, услуг»
Кредит 0 201 23 610
«Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути».

В рамках договоров (контрактов)

Учреждение может в рамках заключенных договоров (контрактов) оплачивать сотрудникам, направленным в служебные поездки, билеты на транспорт, гостиницу. В этом случае в учете формируются записи:

Дебет 0 302 22 834, 0 302 26 834
«Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам по расчетам с иными нефинансовыми организациями», «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг по расчетам с иными нефинансовыми организациями»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 222, 1 304 05 226
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате транспортных расходов», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате прочих работ, услуг»
— произведена оплата в рамках заключенных договоров (контрактов) проездных билетов, найма жилого помещения.

Приобретенные учреждением проездные документы (билеты) поступают на хранение в кассу учреждения как денежные документы и впоследствии выдаются командированному сотруднику:

Дебет 0 201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»
Кредит 0 302 22 734
«Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам по расчетам с иными нефинансовыми организациями»
— поступили в кассу учреждения проездные документы (билеты);

Дебет 0 208 22 567
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Кредит 0 201 35 510
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»
— выданы из кассы учреждения билеты командированному сотруднику.

Принятие к учету командировочных расходов на основании Авансового отчета (ф. 0504505) сопровождается записями, соответствующими видам осуществленных затрат:

Дебет 0 109 ХХ 212, 0 109 ХХ 226, 0 401 20 212, 0 401 20 226
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части прочих несоциальных выплат персоналу в денежной форме», «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части оплаты прочих работ, услуг», «Расходы экономического субъекта на прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме», «Расходы экономического субъекта на оплату прочих работ, услуг»
Кредит 0 208 12 667, 0 208 26 667
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме», «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг».

Расходы на транспорт (проездные билеты, компенсация за использование в командировке личного транспорта) отражаются записью:

Дебет 0 109 ХХ 222, 0 401 20 222
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части транспортных услуг», «Расходы экономического субъекта на оплату транспортных услуг»
Кредит 0 208 22 667
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по транспортным услугам».