Облачная система управления

С. Н. Иванцова

Облачная система — это предоставление IT-­сервисов (услуги машинного времени) с помощью сети интернет. Экономичность, гибкость и адаптивность этого новшества в настоящее время уже осознана. Однако необходимо ознакомиться с базовыми технологиями и возможными ограничениями.

С. Н. ИВАНЦОВА, консультант

«Облачные» услуги — услуги облачных технологий, состоящие в предоставлении виртуальных ресурсов информационно-телекоммуникационной инфраструктуры центров обработки данных (виртуальные серверы, резервное копирование данных), а также типового программного обеспечения и специального програм­много обеспечения, необходимого для выполнения конкретных функций.

Системы «облаков» — одни из самых развивающихся систем в сфере современных технологий.

Набор программ, которые позволяют вести процесс управления, максимально упрощая его и при этом повышая эффективность, определяют смысл облачной системы в сфере
IT-технологий.

Преимущества облачных систем можно определить следующим:

• привычность (простота) в применении;
• отсутствие необходимости инвестиций (приобретение специального оборудования);
• мобильность обрабатываемой информации;
• обеспечение финансовой деятельности, включая централизованную информационную систему бухгалтерского и кадрового учета;
• доступность (возможность работы в системе без привязки к рабочему месту).

Осуществление права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий, обеспечение защиты информации — те отношения, которые регулирует Закон от 27 июля 2006 г. № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон № 149-ФЗ).

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации, осуществляющие в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, в пределах своих полномочий обязаны предоставлять по выбору граждан (физических лиц) и организаций информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности (п. 1 ст. 11.1 Закона № 149-ФЗ).

Информация, необходимая для осуществления полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, может быть представлена гражданами (физическими лицами) и организациями в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в организации, осуществляющие в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, если иное не установлено федеральными законами, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности.

Требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, и порядок такого взаимодействия устанавливаются Правительством России в соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Применение облачных технологий можно классифицировать:

• публичное «облако»;
• частное «облако»;
• гибридное «облако».

Концепция перевода обработки и хранения государственных информационных ресурсов, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, в систему федеральных и региональных центров обработки данных утверждена распоряжением Правительства России от 7 октября 2015 г. № 1995-р (далее — Распоряжение № 1995-р).

«Облако» на земле

Предпосылки для централизации государственных и муниципальных информационных ресурсов на базе облачных технологий формируются в связи со следующими тенденциями на рынке услуг центров обработки данных:

• активная информатизация в области государственного управления и оказания государственных услуг;
• рост российского рынка услуг центров обработки данных, включая сегмент облачных вычислений;
• недостаточные пропускная способность и уровень резервирования и надежности телекоммуникационных и информационных систем органов государственной власти и местного самоуправления, особенно в удаленных регионах России;
• необходимость импортозамещения и обеспечения национальной безопасности, в том числе информационной;
• законодательно предусмотренная необходимость хранения и обработки персональных данных граждан России на территории России;
• высокая капиталоемкость строительства новых центров обработки данных;
• необходимость обеспечения технологической независимости России.

Автоматизированная облачная система обеспечения финансовой деятельности учреждений государственного сектора может объединить цикл работы специалиста по управлению персоналом (кадровика), финансиста (экономиста), контрактного управляющего, бухгалтера и других специалистов, вовлеченных в функциональную деятельность.

Целесообразно рассмотреть основные функции «облаков», которые обеспечивают:

• управление финансовой деятельностью с применением информационных технологий;
• применение единой конфигурации системы;
• применение единых справочников;
• формирование отчетности (включая консолидированную отчетность);
• единовременную подготовку персонала в работе единой системы (отсутствует необходимость различных установочных курсов по обучению персонала);
• единую информационную защиту.

Кроме того, как правило, облачная система позволяет осуществлять взаимодействие между следующими структурными подразделениями:

• рабочее место руководителя;
• управление персоналом (кадры);
• планирование;
• бухгалтерия;
• управление закупками.

При наличии облачной системы в учреждении руководитель имеет возможность:

• оперативного владения информацией;
• демонстрации основных показателей финансово-хозяйственной деятельности;
• сравнения показателей текущего отчетного периода с аналогичным периодом прошлых отчетных периодов (в динамике изменений);
• точного принятия решений в результате представленной информации.

При планировании перехода на новую информационную коммуникационную систему следует учесть ее характеристики, ограничения и возможные сбои.

Напомним, что работа финансиста учреждения в части планирования финансового обеспечения хозяйственной деятельности (формирование учредителем государственного (муниципального) задания) на очередной финансовый год осуществляется на стадии планирования бюджета на основании доведенной учредителем информации об объеме планируемых бюджетных ассигнований, тематического плана учреждения.

Особенности закупок товаров, работ, услуг формируются согласно статусу учреждения, источнику финансового обеспечения, утвержденного планом финансово-хозяйственной деятельности бюджетного (автономного) учреждения, сметой доходов и расходов казенного учреждения, следуя нормам Законов № 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Планирование закупок производится исходя из определенных с учетом положений статьи 13 Закона № 44-ФЗ целей осуществления закупок посредством формирования, утверждения и ведения:

1) планов закупок;

2) планов-графиков.

Вместе с тем в соответствии с постановлением Правительства России от 8 июня 2018 г. № 658 «О централизованных закупках офисного программного обеспечения, программного обеспечения для ведения бюджетного учета, а также программного обеспечения в сфере информационной безопасности» полномочия на планирование закупок, определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключение государственных контрактов, их исполнение, в том числе на приемку поставленных товаров, выполненных работ (их результатов), оказанных услуг, обеспечение их оплаты возложены:

• для федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство России, в части закупок офисного программного обеспечения и программного обеспечения в сфере информационной безо­пасности — на Минкомсвязь России;
• для федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство России, и подведомственных им федеральных казенных учреждений в части закупок программного обеспечения для ведения бюджетного учета — на Федеральное казначейство.

Согласно разделу 4 Распоряжения № 1995-р перевод информационных систем федеральных и региональных органов исполнительной власти, эксплуатирующих собственные центры обработки данных, на использование системы центров обработки данных целесообразно проводить по мере завершения сроков полезного использования соответствующей информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, а также вывода из эксплуатации программного обеспечения центров обработки данных.

План перехода на новую систему предусматривает утверждение:

• мероприятий, необходимых для внедрения;
• сроков внедрения каждого из подэтапов;
• локальных актов учреждения;
• ответственных должностных лиц;
• источника финансового обеспечения.

Отдельного внимания заслуживает определение вида финансового обеспечения для проведения работ за счет средств:

• на выполнение государственного задания;
• целевых субсидий;
• приносящей доход деятельности.

Плановые показатели по выплатам формируются учреждением (подразделением) в соответствии с Требованиями к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, утвержденными приказом Минфина России от 28 июля 2010 г. № 81н^[1] в разрезе соответствующих показателей.

Важно учесть, что определение направления расходов не должно повлиять на достижение показателей, характеризующих качество и объем оказываемых услуг (выполняемых работ), установленных в государственном задании.

В связи с наличием у некоторых ведомств собственных крупных центров обработки данных возможно рассмотреть передачу их эксплуатации оператору системы центров обработки данных или включения их мощностей в систему центров обработки данных с передачей управления ими оператору системы центров обработки данных.

Централизация учета

Поэтапный процесс создания электронного государства охватывает также и финансовый сектор системы государственного управления посредством внедрения государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее — ГИИС «Электронный бюджет»).

ГИИС «Электронный бюджет» — это определенная трансформация процесса сбора, обработки и анализа информации в единой информационной среде. Развитие ГИИС «Электронный бюджет» предусмотрено государственной программой России «Информационное общество (2011–2020 годы)», утвержденной постановлением Правительства России от 15 апреля 2014 г. № 313.

Единая информационная среда ГИИС «Электронный бюджет» (ввод информации первичных учетных документов единожды, планирование и исполнение бюджета, управление закупками и бюджетная отчетность, контрольно-ревизионные и аналитические системы) — это создание единого пространства бухгалтерского учета для всех участников финансового сектора публично-правового образования с применением облачной технологии.

Указанный концептуальный подход обуславливает техническую работу централизации бухгалтерских подразделений различных учреждений.

Казенное учреждение на основании договора (соглашения) вправе передать иной организации (централизованной бухгалтерии) полномочия по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности (п. 10.1 ст. 161 БК РФ). Аналогичная норма закреплена в пункте 5 Инструкции № 157н.

Автоматизированная система бюджетного учета, созданная на базе облачных технологий, позволяет экономить денежные средства, предоставляет новый уровень прозрачности.

Бухгалтерский учет

Согласно пункту 36 СГС «Концептуальные основы» для целей бухгалтерского учета, формирования и публичного раскрытия показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности активом признается имущество, включая наличные и безналичные денежные средства, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод.

Отражение в учете учреждения операций, связанных с предоставлением (получением) прав использования результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации, осуществляется на основании лицензионных договоров, договоров коммерческой концессии и других договоров, заключенных согласно законодательству с применением счета 0 102 00 000 «Нематериальные активы» (п. 66 Инструкции № 157н).

Таким образом, операции по приобретению неисключительных прав на программное обеспечение облачных технологий необходимо отражать в бухгалтерском (бюджетном) учете на основании лицензионного договора.

Нематериальные активы, полученные в пользование учреждением (лицензиатом), учитываются на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре. При этом платежи учреждения (лицензиата) за предоставленное ему право использования результатов интеллектуальной деятельности (средств индивидуализации), производимые в виде периодических платежей (единовременного фиксированного платежа) согласно условиям договора, относятся на финансовый результат в составе расходов текущего финансового года (расходов будущих периодов) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.

Суммы расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, отражаются с применением счета 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов».

Код вида расходов применяется согласно Порядку № 132н:

• по элементу вида расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» подлежат отражению расходы федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов России на реализацию мероприятий по созданию, с учетом опытной эксплуатации, развитию, модернизации, эксплуатации государственных информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры, а также расходы по использованию информационно-коммуникационных технологий (далее — мероприятия по информатизации) в деятельности федеральных государственных органов, в том числе находящихся в их ведении федеральных государственных казенных учреждений, и органов управления государственными внебюджетными фондами России.

Также по данному виду расходов отражаются расходы бюджета субъекта России, бюджета территориального государственного внебюджетного фонда, местного бюджета на реализацию мероприятий по информатизации в части региональных (муниципальных) информационных систем и информационно-коммуникационной инфраструктуры в случае принятия решения финансовым органом субъекта России (муниципального образования) о применении вида расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» (п. 51.2.4.2);

• по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» отражаются расходы бюджетов бюджетной системы России на закупку товаров, работ, услуг, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, не отнесенные к иным элементам видов расходов подгруппы 240 «Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд», в том числе расходы на:
• закупку товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий для нужд субъектов России (муниципальных образований), органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, если иное не установлено актом финансового органа субъекта России (муниципального образования);
• закупку товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями (п. 51.2.4.4).

Оплату приобретения неисключительных (пользовательских) лицензионных прав на програм­мное обеспечение следует отнести на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Порядок № 209н).

ПРИМЕР

Бюджетным учреждением приобретено программное обеспечение на основании лицензионного договора (12 000 рублей), сервер для хранения баз данных (архивирования информации) с целью подключения к облачным технологиям (250 000 рублей). КВФО — приносящая доход деятельность.

Согласно критериям отнесения машин и оборудования к ОЦДИ сервер включен в указанную классификацию.

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 2 302 32 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению нематериальных активов»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечисление денежных средств за программное обеспечение в сумме 12 000 руб.;

Дебет 2 302 31 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечисление денежных средств за сервер в сумме 250 000 руб.;

Дебет 2 106 21 310
«Увеличение вложений в основные средства — особо ценное движимое имущество»
Кредит 2 302 31 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»
— вложения в НФА (сервер) в сумме 250 000 руб.;

Дебет 2 101 24 310
«Увеличение стоимости машин и оборудования — особо ценного движимого имущества учреждения»
Кредит 2 106 21 310
«Увеличение вложений в основные средства — особо ценное движимое имущество»
— принятие сервера к учету в составе основных средств по первоначальной стоимости на сумму 250 000 руб.;

Дебет 2 401 50 226
«Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги»
Кредит 2 302 32 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных активов»
— признание расхода на программное обеспечение расходом будущих периодов в сумме 12 000 руб.;

Дебет 2 401 20 226
«Расходы текущего финансового года на прочие работы, услуги»
Кредит 2 401 50 226
«Расходы будущих периодов на прочие работы, услуги»
— отнесение ежемесячного расхода на финансовый результат текущего года (по сроку действия лицензионного договора).

В случае поставки технического комплекса договором предусмотрена установка программного обеспечения, позволяющего реализовать заявленные поставщиком потребительские свойства указанного технического комплекса, а стоимость приобретения такого оборудования включает в том числе стоимость права на использование программного обеспечения, все расходы по договору относятся на формирование первоначальной стоимости оборудования, составляющего технический комплекс. При этом в бюджетном (бухгалтерском) учете стоимость соответствующих единиц оборудования, входящего в технический комплекс, учитывается на балансовом счете 0 101 00 000 «Основные средства» с одновременным отражением установленного программного обеспечения на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» в условной оценке «один объект — один рубль» (письмо Минфина России от 21 июля 2016 г. № 02-07-10/43076).

Налоговый учет

Налоговый учет расходов, осуществленных согласно заключенным лицензионным договорам, возникает у учреждения по КВФО 2 «Приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)».

В силу норм статьи 252 Налогового кодекса расходами учреждения признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В рассматриваемом вопросе документальным подтверждением произведенных расходов является лицензионный договор.

Таким образом, расходы, связанные с приобретением права на использование программного обеспечения по лицензионным договорам, учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов на основании подпункта 26 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

^[1] Начиная с формирования плана финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения на 2020 год (на 2020 год и плановый период 2021 и 2022 годов) применяется приказ Минфина России от 31 августа 2018 г. № 186н.