Кто стучится в дверь мою?
Мы часто пишем о проверках различных ведомств. Сейчас подошла очередь ревизии инспекции труда. Это довольно хлопотное для всего учреждения мероприятие, требующее не только огромного числа документов, но и эмоциональных затрат.
А.В. Калинина,
эксперт по трудовому праву
Трудовые инспекторы могут прийти в учреждение как с плановой, так и с целевой (по жалобам работников, на которые ревизоры обязаны отреагировать в течение месяца) проверкой. Для плановых чаще всего выбирают тех, у кого произошел несчастный случай на производстве или ранее были выявлены нарушения. Помимо того, существует повторная (контрольная) ревизия. Ее проводят для проверки выполнения организацией предписаний по устранению нарушений.
Правила ревизии
Максимальный срок проверки — один месяц (п. 3 ст. 7 Закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ, далее — Закон). Он может быть продлен не более чем на месяц в случаях проведения испытаний, экспертиз на основании мотивированного предложения инспектора, осуществляющего надзор, руководителю органа государственного контроля. Плановые проверки нельзя проводить чаще одного раза в два года. Однако это не относится к проверкам:
- по жалобам;
- после получения информации из других проверяющих ведомств о нарушениях трудового законодательства;
- если произошел несчастный случай на производстве или возникла угроза жизни и здоровью работников;
- предметом которых является контроль исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений.
Иногда (при плановых проверках) проверяющие, прежде чем появиться в учреждении, направляют запрос, в котором указывают, когда и где состоится проверка и какие документы понадобятся. В противном случае такой запрос составляют на месте.
Инспекторы не всегда обязаны сообщать о своем приходе. Например, в случае когда уведомление о намечающейся проверке может нанести ущерб эффективности контроля и позволит скрыть факт нарушения (ст. 360 ТК РФ, ст. 12 Конвенции Международной организация труда «Об инспекции труда в промышленности и торговле»).
Надо сказать, организации Вооруженных Сил Российской Федерации, органы безопасности, органы внутренних дел, Государственную противопожарную службу, другие правоохранительные органы, исправительные учреждения, организации атомной и оборонной промышленности и т. д. инспекторы по труду могут проверять с соблюдением таких условий:
- ревизоры должны заблаговременно получить соответствующий допуск;
- проводить проверку можно лишь в назначенное время;
- во время маневров или учений, объявленных периодов напряженности, боевых действий существует ограничение на проведение проверок.
Перед началом проверки инспектор обязан предъявить служебное удостоверение и распоряжение (приказ, предписание) о проведении проверки. Форма этого документа не утверждена, поэтому в каждом регионе существует свой образец. Распоряжение должно быть выписано на конкретное учреждение, подписано руководителем трудовой инспекции региона (его заместителем), заверено печатью. В нем указывают (ст. 7 Закона):
- номер и дату;
- наименование органа государственного контроля;
- наименование проверяемой организации;
- вид проверки (плановая или внеплановая);
- причины внеплановой проверки;
- сроки ревизии;
- предмет проверки. Инспекторы не могут выходить за рамки, обозначенные в документе (ст. 8 Закона). Распоряжение, в котором не указан предмет (вопросы) проверки, незаконно;
- Ф.И.О. инспектора, уполномоченного проводить контроль (если их несколько, то в распоряжении должны быть указаны все проверяющие). Дело в том, что инспектировать вправе только тот чиновник, фамилия которого указана в предъявленном документе. Справедливости ради нужно сказать, что, даже если к вам пришел «не тот» чиновник, лучше его впустить. И если дело дойдет до суда, использовать данный факт в своих интересах.
Остановимся на основных документах, которые могут потребовать ревизоры, и на ошибках, вызывающих недовольство инспекторов. Но для начала — «страшилка». За отказ представить документы установлен штраф: для организаций — в размере от 3000 до 5000 рублей; для должностных лиц — от 300 до 500 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).
Документы нужно представлять в виде копий. Заверять их не обязательно. Оригиналы инспекторы истребовать не вправе (ст. 8 Закона).
Трудовой договор. Перечень условий, которые должны быть прописаны в договоре, установлен в статье 57 Трудового кодекса. Если в нем нет какого-либо условия, относящегося к обязательным, нужно составить соответствующее приложение или заключить отдельное соглашение. Это делают с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ).
Второй экземпляр договора передают сотруднику. Для порядка неплохо завести журнал учета выданных экземпляров трудовых договоров, в котором сотрудники, получая договор, будут ставить свою подпись.
Если в учреждении заключены срочные трудовые, коллективный, гражданско-правовые договоры, инспекторы проверят и их.
Трудовая книжка. Учреждение обязано вести этот документ на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа является для него основной (ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки должны быть заполнены согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (об исправлении ошибок в трудовой книжке мы писали в № 5/2008 «Исправляем трудовую»).
Следует проверить, не хранятся ли в учреждении книжки уволенных работников. Если это так, нужно любыми способами вручить их законным владельцам (к примеру, позвонить и пригласить в учреждение).
Помимо того инспекторы проверят журнал (книгу) учета движения трудовых книжек. В нем отмечают факт получения (при приеме на работу) и выдачи (при увольнении) книжек.
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). В правилах нужно установить:
- порядок приема и увольнения работников;
- основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя;
- режим работы (ст. 91 и 100 ТК РФ);
- перерывы для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);
- отпуска (ст. 114-119 ТК РФ);
- дни выдачи заработной платы (не реже чем каждые полмесяца) (ст. 136 ТК РФ);
- поощрения за труд, не предусмотренные в Трудовом кодексе (ст. 191 ТК РФ);
- и т. д.
Положение об оплате труда. В документе должны быть предусмотрены порядок и способы выплат надбавок, премий, вознаграждений, а сотрудники должны быть ознакомлены с ним под расписку. Основные сведения, которые должны содержаться в Положении, указаны в таблице 1.
Штатное расписание. Здесь указывают, какие должности предусмотрены в каждом структурном подразделении, количество штатных единиц, оклад и надбавку по каждой должности, месячный фонд заработной платы.
График сменности (ст. 103 ТК РФ). Нормальная (без сверхурочных работ) продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для одних и тех же работников нельзя устанавливать две смены подряд.
Табель учета рабочего времени. Особо пристальное внимание здесь обращают на учет сверхурочной работы, рабочее время несовершеннолетних, женщин со льготами, инвалидов и совместителей. Так, сотрудников в возрасте до шестнадцати лет можно принимать на работу только на 24 часа в неделю, работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет и работников, являющихся инвалидами I или II группы, не более чем на 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ).
Продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать (ст. 94 ТК РФ):
- для работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати лет — 5 часов, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — 7 часов;
- для учащихся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года учебу с работой, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет — 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет — 4 часов.
Часы ежедневной смены для инвалидов устанавливают врачи. Поэтому такие работники должны иметь медицинское заключение (ст. 94 ТК РФ).
Если в учреждении трудятся совместители, в табеле необходимо указать, что они работают не более четырех часов в день и не больше половины месячной нормы (ст. 284 ТК РФ).
Несовершеннолетним отпуск положен в любое удобное для них время.
Положение о персональных данных работников. Инспекторы вправе проверить, как ведутся личные дела сотрудников. Для государственной службы обязанность по их ведению предусмотрена Законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Другие организации вправе разработать свой порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого и служит вышеуказанное положение. Заметим, работодатель должен хранить:
- заявление о приеме на работу;
- автобиографию;
- трудовую книжку;
- копии дипломов, свидетельств об образовании, документов о присвоении ученого звания, степени;
- медицинское заключение;
- приказ о принятии на работу;
- личный листок или анкету (Ф.И.О., год рождения, пол, образование, семейное положение, дети, близкие родственники, паспортные данные, ИНН, номер страхового свидетельства пенсионного страхования);
- копию паспорта;
- приказы, связанные с трудовой деятельностью работника (о переводах, командировках, повышении, премировании, дисциплинарном взыскании и т. д.);
- другие документы, касающиеся работника (должностная инструкция, трудовой договор, документы по аттестации, о повышении квалификации, копии свидетельств о браке, разводе, рождении детей и т. д.).
Ревизоры вправе проверить фактическое соблюдение норм охраны труда: как обустроены рабочие места, правильно ли организовано освещение, как расположены компьютеры, есть ли паспорта на оборудование.
Договоры о полной материальной ответственности. Инспекторы могут проверить само наличие договоров с теми работниками, заключение договоров с которыми требует законодательство, уточнит, какие должности занимают работники, с которыми заключены такие договоры.
Кадровые приказы. Трудовики посмотрят приказы о приеме на работу (форма № Т-1), о переводе (формы № Т-5 и Т-5а), об отпусках (формы № Т-6 и Т-6а), об увольнении (формы № Т-8 и Т-8а), о командировке (формы № Т-9 и Т-9а), о поощрении (формы № Т-11 и Т-11а) , а также приказы о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т. д.
Помимо самих приказов могут быть проверены и основания к ним. Понятно, что данные должны совпадать. Так, основанием приказа:
- о приеме на работу служит заявление о приеме на работу, трудовой договор;
- о наложении дисциплинарного взыскания — докладная, другие документы, подтверждающие нарушение, объяснения нарушителя, акт об отказе дать их;
- об отпуске — заявление о предоставлении отпуска, график отпусков;
- о премировании — Положение о премировании, трудовой договор, представление руководителя о наличии оснований для премирования;
- об увольнении по собственному желанию — заявление об увольнении;
- об увольнении за прогул — докладная, акт об отсутствии работника на месте, его объяснения, акт об отказе их дать;
- и т. д.
Также инспекторы могут проверить, выдаются ли работникам расчетные листки (в них указывают составные части заработной платы, причитающейся за соответствующий период, размеры и основания произведенных удержаний, общую сумму, подлежащую выплате) и есть ли в учреждении приказ об утверждении формы этого документа. При этом, даже если заработная плата перечисляется на пластиковые карточки, работодатель должен выдавать расчетные листки с информацией о начислениях и удержаниях.
Для того чтобы определить сроки расчетов при увольнении или отпуске, инспекторам понадобятся соответствующие приказы, лицевой счет, платежные документы. Рассчитать работника следует в день увольнения, а при отпуске — за три дня до его начала (ст. 140, 136 ТК РФ). Иначе придется выплатить работнику зарплату с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Также ревизоры могут потребовать: сведения из органа статистики о присвоении кодов государственного статистического наблюдения, учредительные документы, положения об аттестации и сопутствующие ей документы, ученические договоры, должностные инструкции, личные карточки работников.
По результатам проверки
Акт проверки. После проверки инспекторы должны составить акт в двух экземплярах и сделать запись в журнале учета мероприятий по контролю.
В акте инспекторы указывают, что проверяли и какие нарушения обнаружили. Его составляют и в том случае, если нарушений найти не удалось. В документе указываются:
- дата, время и место составления акта;
- наименование органа государственного контроля (надзора);
- дата и номер распоряжения, на основании которого проведено мероприятие по контролю;
- фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), проводившего ревизию;
- наименование проверяемого юридического лица, фамилия, имя, отчество, должность представителя юридического лица, присутствовавшего при проверке;
- дата, время и место проведения мероприятия по контролю;
- сведения о результатах мероприятия по контролю, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере, о лицах, на которых возлагается ответственность за совершение нарушений;
- сведения об ознакомлении или об отказе ознакомиться с актом представителя юридического лица, а также лиц, присутствовавших при проведении ревизии, их подписи или отказ оставить автограф;
- подпись должностного лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю.
В случае выявления каких-либо нарушений действующего законодательства в обязательном порядке требуются объяснения от руководителя организации или их представителей.
Протокол о нарушении. Если инспектор обнаружит нарушения, он обязан составить протокол. Без этого документа назначить штраф нельзя.
Обратите внимание: если у учреждения есть замечания, их необходимо отразить в протоколе, к примеру, так: «По существу не согласен, возражения будут представлены: (указать срок)».
Постановление (ст. 29.9 КоАП РФ). Его выносят либо о назначении наказания, либо о прекращении производства по делу. Если решение инспектора не устраивает, организация вправе обжаловать его в вышестоящей инстанции или суде (ст. 361 ТК РФ). В противном случае сумму штрафа необходимо перечислить не позднее 30 дней после того, как срок обжалования истек.
Предписания инспекторов. Для устранения выявленных нарушений инспектор выносит на имя руководителя предписание, в котором указывает, что и в какие сроки нужно сделать. Учреждение должно сообщить инспектору об исполнении предписания в сроки и способом (по телефону, приехав лично), установленным инспектором.
Если предписание не выполнено в установленный срок, инспектор составит протокол об этом нарушении и отправит его в суд (мировому судье). Судья может оштрафовать нарушителя на сумму от 1000 до 2000 рублей (п. 1 ст. 19.5 КоАП РФ). Кроме того, работа учреждения может быть приостановлена до момента устранения нарушений, которые создают угрозу жизни и здоровью работников (ст. 357 ТК РФ).
Штрафы, штрафы…
Основные штрафы и уголовная ответственность, грозящие учреждению и его руководителю за невыполнение требований законодательства о труде, представлены в таблицах 2 и 3. Скажем лишь: штраф не может налагаться, если со дня обнаружения нарушения прошло более двух месяцев (ст. 4.5 КоАП РФ). Кроме того, инспекторы могут снизить штраф, если обнаружат смягчающие обстоятельства (ст. 4.2 КоАП РФ):
- раскаяние нарушителя;
- предотвращение нарушителем вредных последствий нарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда;
- совершение нарушения в состоянии сильного душевного волнения либо при стечении тяжелых личных или семейных обстоятельств;
- нарушителем является несовершеннолетний или беременная женщина, женщина, имеющая малолетнего ребенка в возрасте до 14 лет.
