Нужна ли вам «живая» подпись
В наше время все спешат, все торопятся, все заняты. Нет времени не то что на личные встречи с контрагентами, а даже на подписание документов. Иногда и директора не сыщешь днем с огнем. А документы-то пылятся без подписи. Поэтому все чаще прибегают к отправке документов по факсу, факсимильным и электронно-цифровым подписям.
Э.А. Кипарисов,
юрист
Об использовании факсимильного воспроизведения подписи бухгалтерских документов в законодательстве сказано немного. В основном упоминаются документы «светского» характера. О возможностях электронной цифровой подписи сказано в Законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
Отраслевые нормы
В подразделениях системы МВД России допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную (другую) ответственность, если иное не было предусмотрено соглашением сторон (п. 9 Инструкции, утвержденной приказом МВД России от 6 февраля 2007 г. № 130).
В положении о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждено приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 января 2006 г. № 4) и Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утверждена приказом Федеральной службы судебных приставов от 27 декабря 2006 г. № 179) говорится о том, что штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется его подпись, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.
Остановимся на использовании факсимиле и ЭЦП в органах государственной власти и местного самоуправления. В пункте 13.1.2.9 Регламента правительства Москвы (утвержден постановлением правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. № 112-ПП) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и других.
В пункте 4.13 Регламента работы администрации Тверской области (утвержден постановлением губернатора области от 2 июля 2003 г. № 73-пг) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора области, заместителей губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается.
А в Нижневартовском районе утверждено Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утверждено постановлением главы Нижневартовского района от 6 декабря 2007 г. № 1555). В нем речь идет о том, что в администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей главы района и заместителей главы района.
Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:
- копии подписанных в установленном порядке документов;
- поздравительные, приветственные письма и телеграммы;
- другие документы по прямому указанию главы района, заместителей главы района, за исключением выдачи доверенностей, подписания платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.
Оформляем сделку
Как сказано в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Соглашение об использовании факсимиле и ЭЦП может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения». В целях подстраховки в договор можно включить таблицу (см. рис. 1).
#?28452?#
В формах договоров, утвержденных приказом Минобрнауки России от 1 октября 2007 г. № 267, даны следующие формулировки
Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».
Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».
При заключении договора по факсу также следует сделать специальные оговорки. Нужен отдельный пункт о том, что стороны намерены совершить сделку посредством факсимильной связи, а подписи сторон на документах, переданных и полученных по факсу, имеют силу собственноручных. Иначе суд может посчитать контракт не заключенным (определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08). Кроме того, в договоре нужно прописать номера факсов, с которых будут отправляться сообщения. Также в контракт включают пункт о том, что в случае возникновения спора контрагенты допускают использование в качестве доказательств документы, которыми они обменялись по факсу (накладные, акты и т. д.).
Надо сказать, налоговики зачастую не признают контракт, заключенный по факсу. Однако судьи уверены, что заключение договора таким способом правомерно (постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2006 г. по делу № А56-12718/2005, Поволжского округа от 20 июля 2006 г. по делу № А12-25353/05-С35, Западно-Сибирского округа от 19 июня 2007 г. по делу № Ф04-3802/2007(35217-А45-4)).
Обратите внимание: есть договоры, которые можно заключать лишь в форме единого документа, подписанного обоими контрагентами:
- договор продажи недвижимости (ст. 550 ГК РФ);
- договор аренды зданий и сооружений (п. 1 ст. 651 ГК РФ);
- договор аренды предприятия (п. 1 ст. 658 ГК РФ);
- договор доверительного управления имуществом (п. 2 ст. 1017 ГК РФ).
В том же Регламенте № 397 сказано, что использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на:
- документах бухгалтерской отчетности;
- первичных учетных документах;
- карточках с образцами подписей установленного образца;
- доверенностях на получение материальных ценностей
Разберем более подробно указанный запрет.
Первичная документация
Что касается первички, запрет на проставление в ней факсимиле вполне справедлив. Ведь такие документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (если в альбомах нет необходимого документа, он может быть разработан учреждением самостоятельно, но при этом должен содержать все перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ реквизиты). В любом случае такие документы предполагают наличие подписей указанных в них лиц. Другими словами, законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (письмо Минфина России от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404, постановления ФАС Уральского округа от 14 августа 2008 г. по делу № Ф09-6377/07-С3, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу № А65-3666/2006, от 3 мая 2007 г. по делу № А57-4249/06). Справедлив этот вывод и для документов, полученных по факсу, ведь там оригинальных подписей, как ни крути, не будет.
Однако есть и такое решение судей: факсимильная подпись на актах и накладных правомочна (постановление ФАС Московского округа от 25 июня 2007 г. по делу № КГ-А40/5478-07). Арбитры указали, на пункт 160 Гражданского кодекса, согласно которому использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. И если поставленная на актах и накладных факсимильная подпись не вызвала возражений заказчика — проблема снимается.
С ЭЦП дело обстоит иначе. Минфин России разрешил вести бюджетный учет на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи (письмо от 19 мая 2006 г. № 02-14-13/1297). При соблюдении определенных требований электронная цифровая подпись в электронном документе считается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (письмо Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-05-05-03/37). Условия таковы (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»):
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Счета-фактуры
Налоговики запрещают проставлять факсимильные подписи на счетах-фактурах, использовать ЭЦП, посылать документы по факсу (письма ФНС России от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11, от 19 октября 2005 г. № ММ-6-03/886@, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11, от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404@). По их мнению, организации не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы «входного» НДС на основании счета-фактуры, заверенного или полученного таким образом, так как статья 169 Налогового кодекса не предоставляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.
В стане судей же не пришли пока к общему мнению. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении налога (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 20 июня 2007 г. по делу № Ф08-3531/2007-1429А, Уральского округа от 26 февраля 2008 г. по делу № Ф09-625/08-С2, от 16 января 2008 г. по делу № Ф09-11118/07-С2, от 19 апреля 2007 г. по делу № Ф09-2754/07-С2, Московского округа от 15 мая 2006 г. по делу № КА-А40/2894-06). Служители Фемиды полагают, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле. Помимо того факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, в связи с чем проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса.
Также судьи указали, что в соответствии со статьей 75 Арбитражного процессуального кодекса документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражном процессе в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативно-правовым актом или договором.
В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков (постановления ФАС Дальневосточного округа от 21 февраля 2007 г. по делу № Ф03-А73/06-2/5431, от 14 июня 2006 г. по делу № Ф03-А51/06-2/1849, Поволжского округа от 19 июля 2007 г. по делу № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. по делу № А57-4833/06-33, от 3 мая 2007 г. по делу № А57-4249/06).
Со счетами-фактурами, полученными по факсу, также не все ясно. Иногда судьи встают на сторону организаций (постановления ФАС Северо-Западного округа от 18 декабря 2007 г. по делу № А05-13752/2006-11, Западно-Сибирского округа от 27 февраля 2006 г. № Ф04-599/2006(19980-А27-6) по делу № А27-23535/2005-6). В других случаях признают право на вычет по факсовым счетам-фактурам только при условии, что организации по запросу налоговиков или суда представят оригинал (постановления ФАС Уральского округа от 17 марта 2007 г. по делу № А47-3561/07, Московского округа от 3 марта 2006 г. по делу № КА-А40/853-06). Бывает и так, что спор выигрывают проверяющие (постановление ФАС Уральского округа от 14 августа 2007 г. по делу № Ф09-6377/07-С3).
О том, что выставлять счета-фактуры, заверенные электронной цифровой подписью, можно, говорится, в частности, в постановлении ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. № Ф09-3600/06-С2 по делу № А47-8175/05.
Внимание.Карточка с образцами подписей и оттиска печати
При оформлении первичных документов, счетов-фактур, налоговых деклораций, лучше издать приказ или оформить доверенность на несколько лиц, которые смогут их подписывать (п.3 ст.9 Закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ, п.6 ст.169, п.5 ст.80 НК РФ).
Инструкция Банка России от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21 июня 2003 г. № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.
Доверенности
Доверенность является односторонней сделкой, к которой в соответствии со статьей 156 Гражданского кодекса применяются общие положения об обязательствах и договорах. В соответствии с частью 1 статьи 185 Гражданского кодекса доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Таким образом, к доверенности применяются положения статьи 160 Гражданского кодекса о письменной форме сделки. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В данном случае законом или иными правовыми актами использование факсимиле не предусмотрено, соглашение сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя.
Следовательно, на доверенностях факсимильное воспроизведение подписи и ЭЦП не допускаются. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).
Заметим, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на то его учредительными документами, с приложением печати данной организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Конкурсная документация
В правовых актах, определяющих порядок проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Например, в требованиях, установленных приказом Департамента города Москвы по конкурентной политике от 13 июля 2007 г. № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано: «При подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей».
А в требованиях к документации, установленных приказом Рособразования от 2 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении типовых форм извещения на проведение открытого аукциона на поставку товара, документации об открытом аукционе на поставку товара и Положения об Аукционной комиссии Федерального агентства по образованию», имелась следующая формулировка: «Использование при подписании заявки на участие в аукционе факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иного аналога собственноручной подписи не допускается. Несоблюдение настоящего требования влечет признание заявки на участие в аукционе по лоту не соответствующей требованиям документации об аукционе и отказ в допуске участника, подавшего такую заявку, к участию в аукционе по соответствующему лоту».
Заявления
На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19 декабря 2007 г. № 296) указано: «При подготовке Заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей».
Трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 ТК РФ). На соответствующих приказах также нужна личная подпись руководителя. Ведь среди реквизитов, придающих им юридическую силу, значится личная подпись руководителя.
Отчетность
В соответствии с пунктом 5 статьи 13 Закона № 129-ФЗ и пункта 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. № 72н, отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Формы бюджетной отчетности, содержащие плановые и аналитические показатели, подписываются еще и руководителем финансово-экономической службы. Таким образом, формы бюджетной отчетности подписываются лично названными лицами, и использовать факсимильную подпись в данном случае нельзя.
Также Минфин России против использования факсимиле на налоговых декларациях (письмо от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404). В том же письме финансисты в который раз подчеркивают, что ставить клише на первичных документах и счетах-фактурах недопустимо.
Отправлять отчетность по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭЦП не возбраняется. Это делают на основании Временного регламента обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности при представлении их налогоплательщиком через специализированного оператора связи (утвержден приказом ФНС России от 6 февраля 2008 г. № ММ-3-6/50@).
Нужна инструкция
В учреждении необходимо издать распорядительный документ об использовании факсимиле и разработать соответствующее положение (инструкцию) о его использовании. В документе указывают:
- случаи применения факсимиле;
- лиц, имеющих право его ставить;
- лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Данная обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре лица, ответственного за хранение и использование факсимиле, или должностной инструкции.
Примерная форма инструкции приведена на рисунке 2.
И в заключение
Как вы поняли, факсимиле можно ставить далеко не на всех документах. Поэтому во избежание проблем в случае отсутствия должностных лиц, подписи которых необходимо поставить в авральном режиме, например, когда руководитель с главбухом уходят в отпуск или заболели, лучше, чтобы в учреждении был приказ о назначении временно исполняющего обязанности. Образец приказа приведен на рисунке 3.
Это важно.
Законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (постановление ФАС Центрального округа от 9 октября 2007 г. по делу № А09-8896/06-4).