Утро, кофе, СГС

С. Н. Иванцова

Многие из нас любят кофе, тем более — выпить чашечку ароматного свежеприготовленного напитка во время перерыва на работе. Однако столь простое желание может породить у бухгалтера учреждения бюджетной сферы непростые вопросы. К примеру, одним из них может стать приобретение кофемашины для учреждения.

С. Н. Иванцова, консультант

Конечно, решить этот бытовой вопрос работник в состоянии самостоятельно: например, заварить кофе в чашке или принести с собой из дома термос с готовым напитком. Правда, качество и свойства такого напитка будут иными.

Другое дело — кофемашина. Процесс приготовления в ней бодрящего напитка полностью автоматизирован и при нехватке времени и многозадачности займет считанные секунды.

Вместе с тем в случае принятия решения о приобретении учреждением кофемашины необходимо учесть несколько факторов.

1. Цель приобретения:

• в составе основных средств;
• для использования работниками;
• для повышения деловой репутации учреждения (для посетителей);
• в качестве подарка.

2. Эргономичность:

• мощность аппарата и потребляемая расчетная электроэнергия;
• объем резервуара для воды;
• объем резервуара для кофе;
• сервисное обслуживание.

3. Место использования (нагрузка):

в целях организации питания работников (столовая, комната приема пищи и т. п.);

для выездных мероприятий (семинаров, круглых столов и иных);

для посетителей в приемных, холлах, общественных местах.

4. Тип:

• зерновые;
• гейзерные;
• капельные;
• капсульные;
• рожковые;
• комбинированные.

Принятие решения

Любое приобретение нефинансовых активов, работ, услуг в учреждениях бюджетной сферы начинается с планирования: плана работ учреждения, плана ФХД (сметы доходов и расходов), плана-графика закупок^[1]. Согласно планам учреждения определяются цель и источник финансового обеспечения.

Из приведенного выше классификатора видно, что порядок принятия актива к бухгалтерскому (бюджетному) учету будет зависеть от цели его приобретения.

В составе основных средств

Согласно статье 21 Трудового кодекса работник имеет право на рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.

Согласно статьям 163, 223 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. К таким условиям, в частности, относятся:

• исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;
• условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства. При этом согласно статье 22 Трудового кодекса обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

Согласно пункту 2.49 СНиП 2.09.04-87 «Административные и бытовые здания», утвержденных приказом Минрегионразвития России от 27 декабря 2010 г. № 782, производственные предприятия должны быть оборудованы столовыми, рассчитанными на обеспечение всех работающих питанием:

• при численности работающих в смену более 200 человек следует предусматривать столовую;
• до 200 человек — столовую-раздаточную;
• при численности работающих в смену менее 30 человек вместо столовой-раздаточной допускается предусматривать комнату для приема пищи.

Насколько приобретение кофемашины отвечает соблюдению одного из требований обеспечения необходимых условий труда работникам?

Согласно статье 191 Трудового кодекса работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии).

Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

Побуждения работников к повышению производительности труда, достижению определенных результатов складываются не только из материального стимулирования. Мотивация персонала учреждения представляет сложную систему, являющуюся элементом кадровой политики в целом.

Поскольку общепринятая система стимулирующих воздействий на работника включает материальную и нематериальную мотивацию, нематериальная мотивация в части гигиенических факторов предусматривает:

• общие условия труда (санитарно-гигиенические условия, комфортабельность);
• организацию рабочего места.

Таким образом, с учетом изложенного, а также принимая во внимание, что на удовлетворенность работой и мотивацию трудовой деятельности оказывают влияние разные факторы, приобретение кофемашины возможно отнести к организационным формам стимулирования.

Осуществление расходов в связи с обеспечением комфортных условий труда на рабочих местах, включая приобретение кофемашины, должно быть обо­сновано как в целях бухгалтерского, так и в целях налогового учета.

Пунктами 17, 18 Типового перечня ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н, предусмотрено, что работодатель вправе осуществлять в том числе устройство новых и (или) реконструкцию имеющихся мест организованного отдыха, помещений и комнат релаксации, психологической разгрузки, мест обогрева работников, а также укрытий от солнечных лучей и атмосферных осадков при работах на открытом воздухе; расширение, реконструкцию и оснащение санитарно-бытовых помещений, приобретение и монтаж установок (автоматов) для обеспечения работников питьевой водой.

Согласно пункту 45 Инструкции № 157н инвентарные объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету согласно следующим особенностям и с учетом группировки объектов основных фондов, предусмотренной Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-2014 (СНС 2008), принятым и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2018-ст. Согласно решению комиссии учреждения по принятию и выбытию активов в соответствии с СГС «Основные средства», Инструкцией № 157н, ОК 013-2014 (СНС 2008) кофемашину можно принять к учету в составе основных средств по коду 330.28.29 «Машины и оборудование общего назначения прочие, не включенные в другие группировки» ОКОФ (330.28.93.17.220 «Оборудование для приготовления или производства напитков»).

Объекты нефинансовых активов принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости.

Сумма фактических затрат при приобретении в результате обменных операций, сооружении или изготовлении (создании) нефинансовых активов с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления нефинансовых активов в рамках деятельности учреждения, облагаемой НДС, если иное не преду­смотрено законодательством о налогах и сборах), признается их первоначальной стоимостью (п. 23 Инструкции № 157н).

Согласно Порядкам № 132н, 209н расходы на приобретение кофемашины следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со следующими статьями:

• 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ, в части принятия к бухгалтерскому (бюджетному) учету в составе основных средств;
• 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ, в части принятия к бухгалтерскому (бюджетному) учету в качестве подарка.

Подарок

Подарки, приобретенные учреждением, тоже имеют свою классификацию в зависимости от одаряемых:

• физическим лицам, работникам учреждения;
• физическим лицам, не являющимся работниками учреждения — приобретателя актива;
• юридическим лицам.

Согласно нормам СГС «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», СГС «Основные средства», Инструкции № 157н приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом и подлежат отражению на балансе счета 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения». При этом с момента выдачи со склада ценных подарков (сувениров) (с момента приобретения в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад) работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, ценные подарки (сувениры) отражаются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до момента их вручения.

Вместе с тем при одновременном представлении лицами, ответственными за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих приобретение и вручение ценных подарков (сувениров), информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается.

В этом случае стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (0 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года») по факту документального подтверждения их вручения (письма Минфина России от 14 марта 2019 г. № 02-06-10/16864, от 26 апреля 2019 г. № 02-07-07/31230).

Кроме того, приобретение кофемашины с целью награждения работника за добросовестный труд, а также к юбилейной дате в рамках налогового учета классифицируется как фактическое получение дохода.

ПРИМЕР 1

Бюджетным учреждением приобретен и вручен работнику к памятной юбилейной дате ценный подарок стоимостью свыше 4 000 рублей (кофемашина). Источником выбытия нефинансовых активов с целью их вручения являются средства от приносящей доход деятельности.

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 2 105 36 349
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 2 302 34 73Х
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— приобретение кофемашины с целью вручения работнику;

Дебет 2 401 20 272
«Расходование материальных запасов»
Кредит 2 105 36 449
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»
— расходы учреждения на приобретение ценного подарка;

Дебет 2 302 11 83Х
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 2 303 01 731
«Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
— удержание НДФЛ со стоимости ценного подарка;

Дебет 2 303 01 831
«Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— расчеты с бюджетом (перечисление НДФЛ).

Следует ли начислять страховые взносы с подарков (например, по факту вручения кофемашины работнику)? Решение вопроса зависит от объекта обложения страховыми взносами:

• признаются объектом обложения выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»);
• не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права) согласно договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ, п. 4 ст. 420 НК РФ).

Обратите внимание, что возможность приобретения памятных ценных подарков у учреждения возникает в рамках уставной деятельности согласно предмету и целям деятельности.

Расходные материалы

Операции по приобретению продуктов питания (кофе, молоко, сахар), а также расходных материалов (фильтры, средства от накипи, уплотнители и т. п.) отражаются согласно нормам СГС «Концептуальные основы», СГС «Основные средства», СГС «Запасы», Инструкции № 157н.

Согласно пунктам 23, 100 Инструкции № 157н материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости.

Расходы на приобретение продуктов питания и расходных материалов следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке с подстатьями статьи группы 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»:

• 342 «Увеличение стоимости продуктов питания»;
• 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)» (Порядки № 132н, 209н).

Налогообложение

Налог на прибыль

Расходы на обеспечение нормальных условий труда учреждение вправе отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Что считать нормальными условиями труда — вопрос резонный. К обоснованию экономически оправданных расходов в части обеспечения нормальных условий труда возможно отнести государственное санитарно-эпидемиологическое нормирование (гигиена питания) — Нормы физиологических потребностей в энергии и пищевых веществах для различных групп населения Российской Федерации (Методические рекомендации МР 2.3.1.2432–08).

Указанные нормы представляют величину потребности в энергии для лиц в каждой выделяемой (в зависимости от пола, возраста, профессии, условий быта и т. п.) группе, а также рекомендуемые величины потребления пищевых веществ, которые должны обеспечивать потребность соответствующей категории населения.

Согласно Методическим рекомендациям МР 2.3.1.2432–08 к незаменимым (эссенциальным) пищевым веществам и источникам энергии относятся витамины группы В (в том числе имеющиеся в кофе), которые участвуют в процессах торможения и возбуждения центральной нервной системы.

Принимая указанную позицию об отнесении операции приобретения кофемашины к мероприятиям по обеспечению нормальных условий труда, то есть создавая работникам условия труда, более комфортные, чем это предусмотрено санитарными нормами, надо быть готовыми отстаивать свою позицию в суде.

НДС с подарков

По вопросу применения налогового вычета по НДС необходимо отметить, что передача права собственности на товары, результаты выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признается реализацией товаров (работ, услуг) (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Поскольку физические лица не являются налогоплательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимается, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (сотрудникам) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица возможно не выставлять (письмо Минфина России от 8 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171).

Суммы НДС, уплаченные организацией при приобретении товаров, безвозмездно переданных работникам в качестве подарков, принимаются к вычету после принятия этих подарков на учет на основании счетов-фактур, выставленных продавцами, и при наличии соответствующих первичных документов (письмо Минфина России от 18 августа 2017 г. № 03-07-11/53088).

Затраты на ремонт

Согласно пункту 19 СГС «Основные средства» признание затрат в составе фактически произведенных капитальных вложений, формирующих стоимость объекта основных средств, прекращается, когда объект находится в состоянии, пригодном для использования по назначению.

Затраты, понесенные при использовании, обслуживании или последующем перемещении объекта основных средств, отражаются в составе расходов текущего периода.

Изменение балансовой стоимости объекта основных средств после его признания в бухгалтерском учете возможно только в случаях, предусмотренных СГС «Основные средства», другими применяемыми нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, в том числе с элементами реставрации, технического перевооружения, модернизации, частичной ликвидации (разукомплектации), замещения (частичной замены в рамках капитального ремонта в целях реконструкции, технического перевооружения, модернизации) объекта или его составной части, а также переоценки объектов основных средств).

Если порядок эксплуатации объекта основных средств (его составных частей) требует замены отдельных составных частей объекта, затраты по такой замене, в том числе в ходе капитального ремонта, включаются в стоимость объекта основных средств в момент их возникновения при условии соблюдения критериев признания объекта основных средств (п. 27 СГС «Основные средства»).

Затраты на создание активов при проведении регулярных осмотров на предмет наличия дефектов, являющихся обязательным условием их эксплуатации, а также при проведении ремонтов формируют объем произведенных капитальных вложений с дальнейшим признанием в стоимости объекта основных средств только при условии соблюдения критериев признания объекта основных средств, предусмотренных пунктом 8 СГС «Основные средства». В этом случае любая учтенная ранее в стоимости объекта основных средств сумма затрат на проведение предыдущего ремонта подлежит списанию в расходы текущего периода (на уменьшение финансового результата).

Операции по расходам на проведение текущего или капитального ремонта основных средств следует отнести согласно Порядку № 209н на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ (письмо Минфина России от 28 мая 2019 г. № 02-05-10/39353).

Если надежно определить стоимость заменяемого объекта не представляется возможным, а также если в результате такой замены не создан самостоятельный объект, удовлетворяющий критериям актива, уменьшать стоимость ремонтируемого объекта не следует (письмо Минфина России от 25 мая 2018 г. № 02-06-10/35540).

ПРИМЕР 2

Казенным учреждением по договору обслуживания осуществлен ремонт кофемашины. Учетной политикой учреждения предусмотрено формирование резервов на проведение ремонтных работ основных средств.

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 1 401 60 225
«Резервы предстоящих расходов в части ремонтных работ»
Кредит 1 302 25 73Х
«Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
— отнесение затрат на ремонтные работы с учетом созданных резервов;

Дебет 1 302 25 83Х
«Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»
Кредит 1 304 05 225
«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом за работы, услуги по содержанию имущества»
— расчеты с контрагентом за проведенные работы.

В случае замены неисправной кофемашины, находящейся на гарантии, согласно заключению о выявленном дефекте бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 1 401 10 172
«Доходы от выбытия активов»
Кредит 1 101 34 410
«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
— выбытие актива на сумму остаточной стоимости кофемашины;

Дебет 1 104 34 411
«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения за счет амортизации»
Кредит 1 101 34 410
«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
— выбытие актива на сумму начисленной амортизации;

Дебет 1 101 34 310
«Увеличение стоимости машин и оборудования — иного движимого имущества учреждения»
Кредит 1 401 10 172
«Доходы от выбытия активов»
— принятие исправной кофемашины взамен выбывшей.

Аренда

Заключение договоров (государственных контрактов), предмет договора которых — аренда кофемашины, учреждением государственного сектора осуществляется в соответствии с нормами Законов № 44‑ФЗ и 223‑ФЗ.

Согласно предмету заключенного договора (государственного контракта) бухгалтер принимает к бухгалтерскому (бюджетному) учету оказываемую услугу (право пользования имуществом к учреждению не переходит).

В соответствии со статьей 606 Гражданского кодекса по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (п. 3 ст. 607 ГК РФ).

Обратите внимание, что, поскольку договор аренды является возмездным (имущество предоставляется в аренду за плату), в нем необходимо указать условия о размере арендной платы и сроках ее внесения. Факт передачи предмета договора оформляется передаточным актом (актом приема-передачи объекта, иного документа, подтверждающего получение имущества и права его пользования).

Согласно пунктам 151.1, 151.2 Инструкции № 157н нематериальные активы, полученные в пользование учреждением на правах операционной аренды, учитываются с применением счета 111 44 «Права пользования машинами и оборудованием».

^[1] Норма утратила силу с 1 октября 2019 г. (Закон от 1 мая 2019 г. № 71‑ФЗ).