И это все о нем

О. Б. Воробьева

Электронный документооборот — способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном формате. Удобство такого способа безусловно. Однако при взаимодействии с контрагентами у финансовых работников возникают определенные вопросы. Разберем один из них.

О. Б. ВОРОБЬЕВА, аудитор

Ситуация. Казенное учреждение заключило договор на оказание услуги по проведению проверки достоверности определения сметной стоимости по объекту «школа». Договор заключен с федеральным государственным учреждением (ГУП). ГУП представил пакет документов на оплату по электронной почте без подписи и печати, включая договор. В месте подписи уполномоченных лиц и печати отметка «Подписано ЭЦП». Письменного соглашения об электронном документообороте между сторонами нет. Вправе ли бухгалтерия казенного учреждения принять такие документы к оплате?

Договорные отношения

Согласно пункту 1 статьи 432 Гражданского кодекса договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Существенными являются условия о предмете договора, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы (п. 1 ст. 434 ГК РФ).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Отношения, возникающие при:

• осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
• применении информационных технологий;
• обеспечении защиты информации,

регулируются Законом от 27 июля 2006 г. № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон № 149‑ФЗ).

Согласно пункту 4 статьи 11 Закона № 149‑ФЗ в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Согласно статье 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ (далее — Закон № 402‑ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, предусмотренных подпунктом 6 пункта 2 статьи 9 Закона № 402‑ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Электронная подпись

Отношения в области использования электронных подписей регулируются Законом от 6 апреля 2011 г. № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63‑ФЗ), другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия.

Согласно статье 6 Закона № 63‑ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Виды электронных подписей утверждены статьей 5 Закона № 63‑ФЗ.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать следующим требованиям:

• простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
• ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Контроль заказчика

По договору строительного подряда подрядчик обязуется в установленный договором срок построить по заданию заказчика определенный объект либо выполнить иные строительные работы, а заказчик обязуется создать подрядчику необходимые условия для выполнения работ, принять их результат и уплатить обусловленную цену (п. 1 ст. 740 ГК РФ).

Согласно пункту 2 статьи 743 Гражданского кодекса договором строительного подряда должны быть определены состав и содержание технической документации, а также предусмотрено, какая из сторон и в какой срок должна представить соответствующую документацию.

На стадии формирования конкурсной документации в проект договора (государственного контракта) следует включить условие закупки.

Например, согласно подпункту «в» пункта 18 постановления Правительства России от 9 декабря 2017 г. № 1496 «О мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета» получатели средств федерального бюджета вправе предусматривать в заключаемых ими договорах (государственных контрактах) до 100 процентов суммы договора (государственного контракта) — по договорам (государственным контрактам) о проведении проверки достоверности определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства.

Кроме того, на стадиях разработки проектной документации, проверки достоверности определения сметной стоимости и установления начальной (максимальной) цены контракта осуществляется определение сметной стоимости строительства, реконструкции, капремонта, финансируемых с привлечением средств бюджетов бюджетной системы России.

Согласно статье 748 Гражданского кодекса заказчик вправе осуществлять контроль и надзор за ходом и качеством выполняемых работ, соблюдением сроков их выполнения (графика), качеством предоставленных подрядчиком материалов, а также правильностью использования подрядчиком материалов заказчика, не вмешиваясь при этом в оперативно-хозяйственную деятельность подрядчика.

Заказчик, обнаруживший при осуществлении контроля и надзора за выполнением работ отступления от условий договора строительного подряда, которые могут ухудшить качество работ, или иные их недостатки, обязан немедленно заявить об этом подрядчику. Заказчик, не сделавший такого заявления, теряет право в дальнейшем ссылаться на обнаруженные им недостатки.

Подрядчик, ненадлежащим образом выполнивший работы, не вправе ссылаться на то, что заказчик не осуществлял контроль и надзор за их выполнением, кроме случаев, когда обязанность осуществлять такой контроль и надзор возложена на заказчика законом.

Сметная стоимость

Общие методические положения по составлению сметной документации и определению сметной стоимости строительства, выполнения ремонтных, монтажных и пусконаладочных работ на всех стадиях разработки предпроектной и проектной документации, формированию договорных цен на строительную продукцию и проведению расчетов за выполненные работы прописаны в Методике определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС 81-35.2004, утвержденной постановлением Госстроя России от 5 марта 2004 г. № 15/1 (далее — МДС 81-35.2004).

Согласно пункту 3.1 МДС 81-35.2004 сметная стоимость является основой для определения размера капитальных вложений, финансирования строительства, формирования договорных цен на строительную продукцию, расчетов за выполненные подрядные (строительно-монтажные, ремонтно-строительные и др.) работы, оплаты расходов по приобретению оборудования и доставке его на стройки, а также возмещения других затрат за счет средств, предусмотренных сводным сметным расчетом.

Согласно Положению о порядке проведения проверки достоверности определения сметной стоимости строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, работ по сохранению объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, финансирование которых осуществляется с привлечением средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, средств юридических лиц, созданных Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации, муниципальными образованиями, юридических лиц, доля Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в уставных (складочных) капиталах которых составляет более 50 процентов, утвержденному постановлением Правительства России от 18 мая 2009 г. № 427 (далее — Положение № 427), предметом проверки сметной стоимости является изучение и оценка расчетов, содержащихся в сметной документации, в целях установления их соответствия сметным нормативам, включенным в федеральный реестр, физическим объемам работ, конструктивным, организационно-технологическим и другим решениям, предусмотренным проектной документацией, а также в целях исключения увеличения сметной стоимости над предполагаемой (предельной) стоимостью строительства, определенной с применением утвержденных Минстроем России сметных нормативов, определяющих потребность в финансовых ресурсах, необходимых для создания единицы мощности строительной продукции.

Согласно пункту 3 Положения № 427 проверка сметной стоимости может осуществляться:

• одновременно с проведением государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, если проведение государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий является обязательным, при этом проверка сметной стоимости осуществляется после утверждения положительного заключения экспертизы проектной документации;
• после проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий.

В соответствии с пунктом 44 постановления Правительства России от 5 марта 2007 г. № 145 «О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий», проектная документация, получившая положительное заключение государственной экспертизы, по инициативе застройщика или технического заказчика может быть направлена повторно (два и более раз) на государственную экспертизу в случае внесения в нее изменений в части технических решений, которые не затрагивают конструктивные и другие характеристики безопасности объекта капитального строительства.

Бухгалтерский учет

Согласно пункту 18 СГС «Концептуальные основы» при ведении бухгалтерского учета субъект учета обеспечивает формирование достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества, его использовании, о принятых им обязательствах, полученных финансовых результатах, иной информации, необходимой пользователям бухгалтерской (финансовой) отчетности для осуществления ими полномочий по внутреннему и внешнему финансовому контролю за соблюдением законодательства при осуществлении субъектом учета фактов хозяйственной жизни и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 23 СГС «Концептуальные основы»).

Правила применения кодов видов расходов классификации расходов бюджетов бюджетной системы России определены Порядком № 132н.

Расходы бюджетов бюджетной системы России на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, а также расходы государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений по капитальному ремонту, а также реставрации государственного (муниципального) имущества, за исключением расходов на осуществление бюджетных инвестиций в объекты капитального строительства государственной (муниципальной) собственности, осуществляются с применением элемента вида расходов 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества» (например, отнесение расходов на замену окон в здании учебного корпуса (письмо Минфина России от 23 мая 2019 г. № 02-05-10/37689).

Расходы бюджетов бюджетной системы России по заключаемым вне рамок государственного оборонного заказа государственным (муниципальным) контрактам на строительство (реконструкцию, в том числе с элементами реставрации, техническое перевооружение) объектов капитального строительства государственной (муниципальной) собственности, на монтажные, пусконаладочные и иные неразрывно связанные со строящимися объектами работы, а также на иные расходы из состава затрат, предусмотренных сметными стоимостями строительства, отражаются по элементу вида расходов 414 «Бюджетные инвестиции в объекты капитального строительства государственной (муниципальной) собственности».

Расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов России, местных бюджетов на осуществление в соответствии с концессионными соглашениями бюджетных инвестиций в объекты капитального строительства государственной (муниципальной) собственности отражаются по элементу вида расходов 415 «Бюджетные инвестиции в соответствии с концессионными соглашениями».

Заключение

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, с обязанностью возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ст. 7 Закона № 402‑ФЗ).

Лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета в соответствии с Законом № 402‑ФЗ, признается лицо, являющееся единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий, которому переданы функции единоличного исполнительного органа (письмо Минфина России от 15 февраля 2018 г. № 03-02-08/9589).

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати тысяч до тридцати тысяч рублей (ст. 15.15.6 КоАП РФ).

Повторное совершение данного административного правонарушения влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Трудовым договором с главным бухгалтером или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора (возмещение причиненного ущерба) (ст. 232 ТК РФ).

Таким образом, управленческое решение о принятии к бухгалтерскому (бюджетному) учету документов (в том числе в электронном формате), оформленных ненадлежащим образом, осуществляется в рамках должностных полномочий и компетенции, направленных на достижение целей учреждения бюджетной сферы. При этом, применяя способ рациональности, следует проанализировать и учесть все факторы, которые могут в итоге оказать влияние на принятие решения.