Бухгалтерский электронный документооборот
При ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2023 года применяются новые унифицированные формы электронных документов. Расскажем о возможностях программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» для формирования унифицированных электронных документов.
К. В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С»
Приказами Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н, от 30 сентября 2021 г. № 142н и другими утверждены унифицированные формы электронных документов и Методические указания по их применению (далее — Методические указания, приказы № 61н и 142н). Письмами Минфина России от 1 декабря 2021 г. № 02-07-07/98091 и № 02-07-07/117981 доведены методические рекомендации по переходу на применение электронных первичных учетных документов (далее — Методические рекомендации), примеры заполнения и типовые схемы бизнес-процессов по созданию и подписанию отдельных электронных документов, утвержденных приказами № 61н и 142н. Схема бизнес-процесса содержит этапы, которые проходит документ в ходе его создания и подписания, ответственных за выполнение каждого этапа, условия перехода на следующий этап, статусы, которые принимает документ при движении по процессу.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП» (далее — БГУ КОРП) предусмотрено формирование унифицированных электронных документов. Подсистема «Процессы обработки документов», входящая в состав БГУ КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде шаблонов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении или централизованном центре обработки данных (ЦОД). Шаблон процесса настраивается в БГУ КОРП для конкретного типа прикладного документа «1С» и содержит перечень этапов процесса, условия переходов между этапами, статусы документа на каждом этапе, исполнителей этапов, настройки ответственности исполнителей на каждом этапе и другие настройки.
В поставку БГУ КОРП также включены типовые шаблоны бизнес-процессов, созданные на основании схем бизнес-процессов, доведенных указанными Методическими рекомендациями, с учетом Методических указаний. В соответствии с Методическими рекомендациями в шаблонах настроены этапы, которые проходит документ в процессе его создания и подписания, указаны исполнители, ответственные за каждый этап, условия перехода на следующий этап. В соответствии с Методическими указаниями в шаблонах настроены виды электронных подписей (ЭП) для каждого исполнителя этапа.
Типовые шаблоны бизнес-процессов можно загрузить в информационную базу учреждения и использовать в исходном виде, а также как основу при создании шаблонов процессов для других документов программы. Типовые шаблоны бизнес-процессов могут быть изменены с учетом специфики документооборота учреждения, например, при передаче полномочий по ведению учета в ЦОД можно добавить этап для главного бухгалтера централизованной бухгалтерии, ЦОДа.
При создании нового документа автоматически определяется настроенный для него шаблон процесса и создается задача исполнителю стартового этапа. Далее, по мере выполнения исполнителями своих задач, документ движется согласно бизнес-процессу и маршрутизации, настроенной в шаблоне процесса, при движении изменяется статус документа. При выполнении этапов, предполагающих подписание данных документа ЭП, открывается форма для подписания соответствующей ЭП согласно шаблону. Процесс обработки документа считается завершенным, если по нему не осталось невыполненных задач. После завершения обработки документа всеми участниками процесса с установкой предусмотренных ЭП он становится недоступным для изменения всеми пользователями. В карточке процесса отображается перечень всех выполненных задач по документу и ЭП, установленные исполнителями.
Типовые шаблоны загружены в Демо-базу, которая входит в состав дистрибутива БГУ КОРП. В ней можно посмотреть применение шаблонов для документов.