Годовая инвентаризация — 2023 по новым правилам: автоматизация процесса
Инвентаризация — один из самых популярных методов внутреннего контроля, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества хозяйствующего субъекта, а также ориентировочную информацию о его состоянии и стоимости.
С. А. Никитина, начальник финансово-хозяйственного отдела, главный бухгалтер Арбитражного суда Белгородской области
C утверждением инвентаризации как обязательного метода контроля основным недостатком данного процесса стала трата большого количества времени. Этот процесс затрагивает все лица организации, начиная с ответственных за товарно-материальные ценности, заканчивая сотрудниками бухгалтерии, документально оформляющими результаты инвентаризации и сверяющими документальные отчеты с действительностью.
В 2023 году проведение инвентаризации в нашей организации перешло на автоматизированный процесс.
Проведение инвентаризации
С 1 января 2023 года организации бюджетной сферы применяют унифицированные формы электронных первичных учетных документов, в том числе используемых при проведении инвентаризации согласно Методическим указаниям № 61н.
Автоматизация
По своей сути автоматизация процесса инвентаризации сводится к трем этапам.
На первом этапе в ПП «Парус-Бюджет 8» в разделе «Электронные документы и регистры» формируют Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (далее — Решение (ф. 0510439)), заполняя во кладке спецификацию:
- документы-основания — акты, определяющие порядок проведения инвентаризации;
- объекты бухгалтерского учета, в отношении которых проводится инвентаризация;
- инвентаризационные комиссии — акты, определяющие состав комиссии;
- лист согласования — с указанием сотрудников, согласующих документ;
- лист ознакомления — с указанием сотрудников, которые должны ознакомиться с документом;
- подписанты электронных документов — с указанием подписанта и ответственного исполнителя.
На основании Решения (ф. 0510439) осуществляется автоматическое заполнение реквизитов в документах, сформированных в ходе проведения инвентаризации и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации, иных первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации).
Через сервис интеграции пакеты электронных документов передаются в подсистему управления электронными документами бухгалтерского учета на базе промышленной платформы DirectumRX.
После согласования в системе DirectumRX решения о проведении инвентаризации переходим ко второму этапу. С помощью мобильного приложения электронной инвентаризации объектов на устройствах с ОС Android — Parus Smart Inventory — загружаем информацию об инвентаризирующих лицах и инвентаризационных объектах, а также о местонахождении инвентарных объектов.
На этом этапе производится печать и маркировка объектов товарно-материальных ценностей и основных средств. Материально ответственные лица на специальном принтере распечатывают штрих-коды, затем наклеивают их на каждый конкретный объект учета.
Отметим: печатаются штрих-коды на специальной клеящейся бумаге, что не только сокращает время нанесения инвентарного номера на каждый объект основного средства и товарно-материальной ценности, но и делает данный процесс более эстетичным и разумным, заменяя нанесение номеров краской, которая должна не размазаться, не смыться и не повредить объект учета.
После сканирования всех объектов нужно экспортировать полученные данные в ПП «Парус-Бюджет 8», выделив в разделе «Электронные инвентаризации» документ «Импорт из Parus Smart Inventory».
На третьем, заключительном этапе формируется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) (далее — Акт (ф. 0504835)).
Основанием для составления Акта (ф. 0504835) являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости).
Акт (ф. 0504835) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к Акту (ф. 0504835) прилагается Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Отметим, что с 1 января 2024 года применяется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
Полученный эффект от автоматизации
Сопоставим затраты на инвентаризацию автоматизированным способом и без применения автоматизированной системы, то есть «ручным» способом.
При автоматизированном процессе инвентаризации затраты увеличатся на стоимость оборудования, программного обеспечения и внедрения проекта автоматизации. Однако количество человеко-часов при этом заметно уменьшится. В этом и будет выражаться исчисляемый эффект от проведения автоматизированной инвентаризации.
Использование автоматизированных систем дает возможность более точной и быстрой обработки данных во время проведения инвентаризации, а также позволяет максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повышает достоверность ведения бухгалтерского учета.