Автоматизация процесса передачи лекарственных средств
Электронный документооборот в программном продукте «ПарусБюджет 8» — современный подход, который позволяет в считаные минуты обменяться документами между медицинскими организациями и значительно облегчает процедуру их обработки благодаря автоматизированным процессам. Документы в электронном виде оперативно отражаются в разделе «ПарусБюджет 8» «Электронные документы».
Н. В. Скулова, главный бухгалтер ОГКУЗ «Медицинский центр мобилизационных резервов «Резерв»
Наша организация, Областное государственное казенное учреждение здравоохранения особого типа «Медицинский центр мобилизационных резервов «Резерв», как и все организации бюджетной сферы, перешла на электронный документооборот в соответствии с Методическими указаниями № 61н.
Специалисты «Парусник-Белгород» постоянно держат руку на пульсе и разрабатывают новый функционал по мере вступления в силу новых унифицированных форм электронных первичных учетных документов, применяемых при ведении бухгалтерского учета.
Внутриведомственная передача лекарственных средств между медицинскими учреждениями Белгородской области осуществляется с помощью электронного первичного учетного документа — Акта о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448) (далее — Акт (ф. 0510448)), который применяется организациями бюджетной сферы для безвозмездной передачи или получения нефинансовых активов.
Сам процесс состоит из трех этапов и занимает мало времени, чем облегчает жизнь бухгалтеру. На первом этапе в разделе «Внутренние документы» «Парус-Бюджет 8» формируем одно или несколько извещений для передачи лекарственных средств, далее помечаем один или несколько документов определенному контрагенту и вызываем действие контекстного меню «Сформировать Акт ПП НФА», заполняем в форме соответствующие параметры:
- Тип документа;
- Код операции с НФА;
- Вид имущества;
- Документ-основание;
- Объекты сдал;
- Руководитель отправителя;
- Ответственный исполнитель.
Параметр «Комиссия» не заполняем, так как в Акте (ф. 0510448) комиссию заполняет ответственный исполнитель принимающей стороны.
В результате в разделе «Электронные документы и регистры» будет добавлен Акт (ф. 0510448) и будет создана связь между ним и «Внутренним документом».
На втором этапе выгружаем Акт (ф. 0510448) в раздел «Электронные документы» программного продукта «Парус-Бюджет 8».
В разделе «Электронные документы» ПП «Парус-Бюджет 8» Акт (ф. 0510448) перед отправкой контрагенту подписываем двумя электронными подписями — подписью руководителя организации (УКЭП) и подписью ответственного исполнителя (ПЭП) — и отправляем получающей стороне. Акт (ф. 0510448) автоматически попадает в раздел «Электронные документы» получателю для проверки и подписания. После подписания документа передающая сторона отрабатывает извещение в учете и автоматически формируется извещение на поступление лекарственных средств у получающей стороны.
Таким образом, электронный документооборот облегчает труд бухгалтерии, с его помощью можно хранить, подписывать и пересылать документы в электронном формате. Это избавляет сотрудников от необходимости обходить всех подписантов с документом, сокращает время его согласования и исключает возможность потери документа.