Расчеты с подотчетными лицами: задолженность на конец года

Н. П. Нестеренко

Перед составлением годовой отчетности на счетах учреждения выявляются дебиторская и кредиторская задолженности, в том числе и на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Для снижения уровня дебиторской задолженности на счете проверяют операции по каждому подотчетному лицу.

Н. П. Нестеренко, консультант

В рамках инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам, проводимой перед формированием годовой бухгалтерской отчетности, проверяются операции, отраженные на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

На счетах аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются следующие операции:

• выдача денежных средств работникам под отчет на административно-хозяйственные нужды, возмещение расходов, связанных со служебными командировками;
• признание расходов, произведенных работниками в указанных целях;
• возврат неиспользованных остатков денежных средств.

Выдача денежных средств

Выдача наличных денег под отчет должна производиться при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления отчета подотчетного лица (п. 214 Инструкции № 157н).

Для оформления операции выдачи подотчетных денежных средств сотруднику для осуществления закупки товаров (работ, услуг) в интересах учреждения Методическими указаниями № 52н, 61н утверждены формы Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) и Заявки обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521)^[1] (далее — Заявка-обоснование (ф. 0510521, 0504518).

На основании Заявки-обоснования (ф. 0510521, 0504518), утвержденной руководителем учреждения, подотчетному лицу выдаются денежные средства.

Срок, на который работнику выдаются денежные средства, должен быть указан в заявлении подотчетного лица за подписью руководителя или в приказе на выдачу денежных средств. Его продолжительность устанавливается руководителем и зависит от цели их выдачи.

За средства, выданные на командировочные расходы, подотчетное лицо должно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки представить в бухгалтерию Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой, и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденных постановлением Правительства России от 13 октября 2008 г. № 749).