Спутник работника

Ю. Л. Анохина

Трудовая книжка хорошо всем знакома. Этот документ порой может рассказать о человеке больше, чем паспорт. Не так давно возникло предложение заменить трудовые книжки трудовым договором. Полемика об отмене трудовых книжек продолжается, но в настоящее время этот документ обязателен при трудоустройстве.

Сложно ли вести трудовые книжки? Кто-то скажет, что ничего сложного нет. Приняли на работу — сделали запись, уволили — еще одну. Но знающий человек скажет, что не все так просто. Сотрудник, которому поручено вести трудовые книжки, должен изучить ряд обязательных для этого документов: Трудовой кодекс, постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление № 225), утвердившее Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила), постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция).

В перечне документов, которые должен представить сотрудник при устройстве на работу, есть и трудовая книжка установленного образца, которая в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Исключением являются случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства (ст. 65 ТК РФ).

С 1 января 2004 года введена новая форма трудовой книжки, утвержденная Постановлением № 225, в то же время не отменяющая ранее оформленные документы так называемого старого образца. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления № 225).

Ответственное лицо

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого приказом назначается уполномоченное лицо, в обязанности которого входят ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек. Сотрудник, на которого возлагается указанная обязанность, приступая к ее исполнению, должен принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе, проверить наличие и правильность ведения книги учета, наличие и сохранность трудовых книжек работников, удостовериться в наличии в учреждении необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

С учетом того, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (в кассе), они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил).

Первая трудовая книжка

В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу. Оформление первой трудовой книжки работника должно происходить в его присутствии. 

Также в случае отсутствия трудовой книжки у лица, поступающего на работу, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании его заявления (ст. 65 ТК РФ).

Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

Согласно пункту 9 Правил, пункту 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

• фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год). Основанием для этих данных служит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• образование, профессия, специальность. Основание — документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Запись о неоконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2 Инструкции).

Если работник до поступления на работу учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно. Согласно подпункту «б» пункта 21 Правил в трудовую книжку вносятся только те записи, которые имеют отношение ко времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В случае если на работу устраивается студент вуза и из документов об образовании у него есть только аттестат о среднем (полном) общем образовании, то в трудовой книжке строку «Профессия, специальность» нужно оставить незаполненной, так как запись о профессии и специальности можно вносить на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Документ, который подтверждает квалификацию работника, — это диплом о высшем, среднем или начальном профессиональном образовании. Следовательно, если его нет, запись не делают.

Если согласно диплому работнику присвоена степень бакалавра, то в строке «Образование» нужно написать «высшее». Согласно статье 6 Закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (далее — Закон № 125-ФЗ) степень бакалавра относится к высшему профессиональному обра­зо­ванию.

В трудовую книжку можно также внести запись о неоконченном образовании. Как правило, такая запись делается по просьбе работника. Основанием для нее могут служить надлежаще заверенные справка из института, копии зачетной книжки или студенческого билета. Если сотрудник такого желания не изъявляет, в строке «Образование» указывается то законченное образование, которое есть на момент оформления трудовой книжки. Понятие «надлежаще заверенный документ» нормативно нигде не закреплено. Таким документом можно считать тот, в котором стоит печать учреждения, его выдавшего, и подпись уполномоченного лица.

Неполное высшее профессиональное образование присваивается тем лицам, которые не завершили обучение по основной образовательной программе высшего профессионального образования, но успешно прошли промежуточную аттестацию не менее чем за два года обучения (п. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ). Указанным лицам выдается диплом установленного образца, то есть диплом о неполном высшем образовании. Следовательно, если сотрудник принесет такой диплом, в трудовой книжке в строке «Образование» нужно будет написать «неполное высшее».   

Внимание! Не следует путать понятия «неоконченное образование» и «неполное образование».Неполное высшее профессиональное образование присваивается тем лицам, которые не завершили обучение по основной образовательной программе высшего профессионального образования, но успешно прошли промежуточную аттестацию не менее чем за два года обучения (п. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ). Указанным лицам выдается диплом установленного образца, то есть диплом о неполном высшем образовании. Следовательно, если сотрудник принесет такой диплом, в трудовой книжке в строке «Образование» нужно будет написать «неполное высшее».           

Внесение изменений и исправлений

Если у работника по тем или иным причинам изменились личные данные, то это обязательно должно быть отражено в трудовой книжке. Порядок внесения изменений отражен в главе III «Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки» Правил. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании подтверждающих документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 Правил.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Дубликат

Если трудовая книжка утеряна, то по заявлению лица, ее утратившего, работодатель по последнему месту работы выдает дубликат трудовой книжки. Срок его оформления не должен превышать 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Дубликат также выдается работнику если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Приобретение бланков В пункте 44 Правил указано, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При выдаче их работнику он взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов (п. 47 Правил). Встречаются ситуации, когда работодатель не считает нужным приобретать бланки трудовых книжек и просит сотрудника, которому нужно оформить этот документ или вкладыш к нему, приобрести их самостоятельно.

Внимание!   Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника: 
• в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил); 
• в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил).

 Действительно, указанные бланки несложно приобрести в магазине. Но в соответствии с пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках» (далее — Приказ № 117н) такие бланки являются защищенной полиграфической продукцией с соответствующей степенью защиты, выпускаемой объединением «Гознак» Минфина России, и приобретать их следует только у официальных распространителей. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (распространителями), отвечающими требованиям, установленным изготовителем. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом № 117н). К поставкам товаров для государственных или муниципальных нужд (в т. ч. бланков) применяются правила о договоре поставки, а также иные нормы, предусмотренные параграфом 4 главы 30 Гражданского кодекса (п. 2 ст. 525 ГК РФ). При соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными приказом Минфина России 21 декабря 2012 г. № 171н, расходы на приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов) относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Учет В главе VI Правил указано, что для учета бланков трудовой книжки, а также вкладыша в нее работодатель должен вести документы, формы которых утверждаются Мин­здравсоцразвития России.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета), которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Если ранее книга учета в организации не велась, не стоит заводить ее задним числом. На основании докладной записки об отсутствии надлежащего документа следует оформить его в соответствии с требованиями пункта 40 Правил начиная с даты обнаружения ее отсутствия.

Внимание! В соответствии с приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежит хранению на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками. 

Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее от большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). Согласно Инструкции № 157н Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее, являясь бланками строгой отчетности, подлежат учету в соответствии с указаниями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н). Согласно п. 337 этой инструкции учет трудовых книжек ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения в порядке, утвержденном при формировании учетной политики, — или применяя условную оценку: один бланк — 1 руб. или по стоимости приобретения бланков. Внутреннее перемещение трудовых книжек и вкладышей отражается по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов, а именно акта приема-передачи, при этом изменяется ответственное лицо и(или) место хранения. Списание трудовых книжек и вкладышей в них (при их выдаче работнику в связи с порчей, хищением, недостачей, а также принятием решения об их списании (уничтожении)) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой бланки были ранее приняты к учету. Аналитический учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в разрезе ответственных за их хранение и(или) выдачу лиц и мест хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045), утвержденной приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 173н). В приложении 5 к Приказу № 173н приведены Методические указания по применению утвержденных форм. Согласно пункту 3 данного приложения учет в книге учета бланков строгой отчетности ведется по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также с проставлением подписи получившего их лица. Листы книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации, а также скреплены печатью (штампом). На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода. 

Вопросы в тему

Работник в период трудо­устройства утерял трудовую книжку. Кто должен оформить ему новую?

Ответ: Частью 5 статьи 65 Трудового кодекса предусмотрено, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. То есть закон возлагает обязанность по оформлению работнику трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом законодатель не связывает оформление новой трудовой книжки с причиной ее отсутствия. Положения статьи 65 Трудового кодекса не обязывают нового работодателя при оформлении новой трудовой книжки восстановить трудовой стаж работника на основании собранных документов с предыдущих мест работы. Поэтому, если работник имеет желание восстановить свою утраченную книжку, то ему нужно обратиться к прежнему работодателю, который может завести дубликат и внести в него необходимые сведения.

Нужно ли оформлять трудовую книжку на сотрудника, который принят на работу с испытательным сроком? И если нужно, то стоит ли в ней указывать, что работник принят с испытанием?

Ответ:

Согласно положениям части 3 статьи 66 Трудового кодекса при условии, что работа, на которую устраивается работник, является для него основной и он отработал в организации более пяти дней, работодатель обязан оформить на него трудовую книжку. Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено внесение в трудовую книжку записи об испытательном сроке. Это условие оговаривается в трудовом договоре (ст. 70 ТК РФ).