Сокращение штатного состава согласно Трудовому кодексу
О порядке сокращения и увольнения работников, а также о том, какие гарантии обязан предоставить сотрудникам работодатель, рассказывает Л. Ю. СИМОНОВА, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»
Все изменения, касающиеся штатного состава, должны быть внесены в штатное расписание. Изменения могут быть различными — введение, исключение должностных единиц, изменение структуры организации. Исключение из штатного расписания штатных единиц работников или целых структурных подразделений, уменьшение количественного состава сотрудников, работающих в одной должности, является сокращением численности работников.
Сокращение численности или штата работников организации относится к категории расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Большая часть сотрудников, попавших под сокращение, рационально отнесется к этой ситуации и займется поиском новой работы. А кому-то такой шаг работодателя покажется неправомерным по отношению к нему, и тогда возникает большая вероятность предъявления претензий, а то и судебного разбирательства. Чтобы работодатель чувствовал себя уверенно во время конфликтной ситуации, процедура сокращения должна быть проведена строго в соответствии с законодательством.
Мероприятия по сокращению численности работников или штата организации подробно описаны в Трудовом кодексе. Пошаговая схема процедуры сокращения следующая: приказ — уведомление заинтересованных организаций — персональная работа с сотрудниками — приказ об увольнении — выплаты сотрудникам. Рассмотрим эти этапы подробнее.
Приказ
После принятия решения о ликвидации или сокращении штатов издается соответствующий приказ. По этому приказу не происходит увольнения конкретных работников, но в нем указываются должности или количество штатных единиц, подлежащих сокращению, и причины, по которым это происходит. В приказе также следует отметить, с какого числа вступят в силу изменения в штатном расписании, или привести новое штатное расписание. Приказ издается в произвольной форме.
В приказе может быть зафиксировано создание комиссии для проведения работы, связанной с высвобождением работников и решением вопросов по их трудоустройству, а также поручения ей или кадровой службе, например, проработать все возможности перевода сокращаемых сотрудников на другую работу в рамках компании (в том числе в филиалы); уведомить о предстоящем сокращении орган службы занятости и работников; сформировать новое штатное расписание; провести все другие мероприятия по сокращению штата в соответствии с действующим законодательством.
ВНИМАНИЕ
Если должность остается в штатном расписании, но уменьшается число работников, занимающих эту должность, то это является сокращением численности работников. Если должность исключается из штатного расписания, то происходит сокращение штата.
При осуществлении обоих способов проводятся одинаковые процедуры и применяется одна и та же статья Трудового кодекса (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Эти способы сокращения могут применяться также в комбинации.
Арбитражная практика показала, что при рассмотрении споров, связанных с сокращением штата, суды уделяют большое внимание тому, имело ли место реальное сокращение численности работников, или это было фиктивное мероприятие, когда после увольнения работника по сокращению численности в штатное расписание была включена должность, обязанности по которой совпадают с обязанностями по сокращенной должности. В этом случае увольнение может быть признано незаконным.
Работодатель также должен четко понимать разницу между сокращением численности работников и изменением условий трудового договора. При сокращении численности работников или штата организации исчезает сама потребность в работе определенного рода или объема. При изменении же определенных сторонами условий трудового договора у работодателя остается потребность в прежних трудовых функциях и выполняющих их работниках, но отсутствует возможность сохранить прежние условия работы. То есть если после сокращения одной должности будет введена новая, обязанности по которой будут несколько изменены или дополнены, но в целом аналогичны обязанностям сокращенной должности, то в этом случае будет иметь место изменение определенных сторонами условий трудового договора.
Если суд установит, что реального сокращения штата организации не было, то работник будет восстановлен в должности.
Уведомление профсоюза и службы занятости
При наличии в учреждении профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения мероприятий по сокращению численности работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации. Если решение о сокращении численности или штата работников может привести к массовому увольнению работников, то сообщение должно быть представлено в срок не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий. Критерии массового увольнения определяются в отраслевых и (или) территориальных соглашениях. Эта обязанность работодателя зафиксирована в части 1 статьи 82 Трудового кодекса. Соответствуют этому указанию и нормы пункта 2 статьи 12 Закона от 12 января 1996 г. №
Кроме профсоюзов о предстоящем сокращении следует уведомить службу занятости. Срок уведомления также составляет два месяца, а в случае массового сокращения — три месяца.
В документе должна быть представлена информация о должности, профессии, специальности и квалификационных требованиях к ним, об условиях оплаты труда каждого конкретного работника (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. №
Законодательно форма уведомления утверждена только для случаев массового увольнения — приложения 1, 2 к Положению от 5 марта 1993 г. № 99.
При уведомлении того или иного органа лучше составить два экземпляра уведомления, один из которых, с отметкой о дате вручения, останется в учреждении.
Уведомление сотрудников
Если под сокращение попадает не отдел или подразделение в полном составе, а лишь некоторые должности, то для объективного отбора кандидатов на сокращение, а также работников, имеющих право на преимущественное оставление на работе, рекомендуется создать комиссию.
Работодателю следует учитывать, что не допускается расторжение трудовых договоров:
- с беременными женщинами (за исключением случаев ликвидации организации) (ст. 261 ТК РФ);
- с женщинами, имеющими детей в возрасте до трех лет (ст. 261 ТК РФ);
- с одинокими матерями, воспитывающими детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов в возрасте до 18 лет (ст. 261 ТК РФ);
- с другими лицами, воспитывающими указанных детей без матери (за исключением случаев увольнения по основаниям, предусмотренным п. 1,
5–8, 10, 11 ч. 1 ст. 81 или п. 2 ст. 336 ТК РФ) (ст. 261 ТК РФ).
Расторжение трудовых договоров с работниками в возрасте до 18 лет допускается только с согласия соответствующей государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (ст. 269 ТК РФ).
После издания приказа не менее чем за два месяца до увольнения работодатель должен направить под роспись сокращаемым работникам персональные письменные уведомления о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Уведомление оформляют для каждого сотрудника на основе списка работников, подпадающих под сокращение. Документ составляется в двух экземплярах — один остается у организации (с подписью сотрудника о получении), другой — у сотрудника. В уведомлении о сокращении штата указывается основание — приказ о сокращении штата работников.
Несоблюдение двухмесячного срока — достаточное основание для того, чтобы суд в случае спора с работником восстановил его на работе. Двухмесячный срок считается со следующего дня после предупреждения работников. Для некоторых категорий установлены иные сроки предупреждения о сокращении штата:
- временные работники, заключившие трудовой договор на срок до 2 месяцев, — срок уведомления не менее чем за 3 календарных дня (ст. 292 ТК РФ);
- сезонные работники — срок уведомления не менее чем за 7 календарных дней (ст. 296 ТК РФ).
ВНИМАНИЕ
Уведомить работника о предстоящем сокращении можно и в период его отсутствия на работе, например во время болезни или в период нахождения в отпуске. Но в любом случае потребуется получить от сотрудника подпись на экземпляре уведомления (а также в журнале учета уведомлений, если он ведется).
В уведомлении следует указать дату планируемого увольнения, описать права работника и гарантии, предоставляемые в связи с увольнением. Увольнение не должно произойти раньше чем через два месяца после того, как сотрудник получил уведомление.
При отказе сотрудника получить уведомление и расписаться в этом работодатель должен составить акт с указанием времени и места составления в присутствии как минимум двух свидетелей. Срок предупреждения будет отсчитываться от даты его составления. В акте об отказе расписаться на уведомлении о сокращении штата:
- указывают фамилию, имя, отчество, должность сокращаемого работника;
- фиксируют собственно факт отказа от ознакомления с документом;
- указывают причину отказа (если работник ее объяснил).
Еще один способ — послать сотруднику уведомление на дом заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Частью 3 статьи 180 Трудового кодекса предусмотрена ситуация, когда работодатель с письменного согласия работника расторгает с ним трудовой договор до истечения двухмесячного срока. В этом случае работодатель выплачивает работнику дополнительную компенсацию в размере его среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.
Вакантные должности
Увольнение в связи с сокращением численности работников возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника (с его письменного согласия) на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу). Необходимое условие — возможность работника выполнять эту работу с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 81 и 180 ТК РФ). Если на момент уведомления работников о сокращении в учреждении имеются вакантные должности, предложить их можно в том же уведомлении.
Работодатель обязан предлагать вакантные должности по мере их освобождения в течение всего срока проведения мероприятий по сокращению. Если при обращении сокращенного работника в суд будет установлено, что какая-то должность не была предложена, то увольнение может быть признано незаконным.
В уведомлении о наличии вакансий необходимо указать наименования должностей и размер оклада для каждой из них. Обязательно объясните сотруднику, что если он откажется от всех предложенных должностей, то работодатель по истечении срока, установленного для предупреждения о сокращении, уволит его. Уведомление о наличии вакансий составляется в двух экземплярах. Один с подписью работника о получении остается у работодателя, как подтверждение соблюдения процедуры, а другой — у сотрудника.
Сроки направления уведомления о наличии вакансий не установлены. Как показывает практика, трудовые инспекторы требуют извещать сокращаемых работников не менее трех раз. Причем первое уведомление об имеющихся вакансиях можно (но не обязательно) совместить с уведомлением о предстоящем сокращении. При отсутствии такой возможности соответствующее уведомление о наличии вакансий желательно вручить сокращаемым работникам в течение одного-трех дней после уведомления о предстоящем сокращении. Сколько времени дается сотруднику на принятие решения, в законе не указано. В связи с этим вероятна ситуация, когда работодатель предложит одну и ту же вакансию нескольким сокращаемым работникам, и они согласятся занять ее. При таких обстоятельствах работодателю предстоит сделать выбор. Прежде всего ему следует обратить внимание на дату представления согласия на замещение вакантной должности. С сотрудником, изъявившим согласие на перевод раньше остальных, и следует заключать дополнительное соглашение о переводе на предложенную должность. При равных условиях надо руководствоваться нормами статьи 179 Трудового кодекса, установившей, что преимущество при выборе кандидатуры имеет работник с более высокой производительностью труда и квалификацией. Предпочтение должно быть отдано работнику:
- имеющему на иждивении двух или более членов семьи;
- единственному в семье, получающему заработок;
- получившему увечье или профессиональное заболевание за время работы у данного работодателя;
- являющемуся инвалидом Великой Отечественной войны или инвалидом боевых действий по защите Отечества;
- повышающему квалификацию без отрыва от работы по направлению работодателя.
Коллективным договором могут быть предусмотрены и другие категории работников.
Если увольняемый работник является членом профсоюза, необходимо получить согласие выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 373 Трудового кодекса.
Возможна ситуация, когда у компании вообще нет подходящих сокращаемому работнику вакансий. Тогда, чтобы компанию не обвинили в нарушении процедуры увольнения, потребуется оформить уведомление об отсутствии вакансий. Типовой бланк для уведомления не утвержден, поэтому его можно составить в произвольной форме. Из текста уведомления должно ясно следовать, что в организации нет подходящих вакансий для сотрудника. Как и прочие документы, уведомление об отсутствии вакансий следует вручать сотруднику персонально и под роспись.
ВНИМАНИЕ
В случае когда работодатель нарушил процедуру сокращения работника, не уведомив его об имеющихся подходящих вакансиях (или их отсутствии), ему грозит наказание в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ:
для организации — в размере от 30 000 до 50 000 рублей;
для руководителя — от 1000 до 5000 рублей.
Причем штраф предусмотрен на должностных лиц, то есть оштрафовать могут руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.
К тому же при несоблюдении процедуры увольнения суд может восстановить сокращенного сотрудника на работе и обязать возместить ему судебные расходы, оплатить время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда (ч. 2, 8, 9 ст. 394 ТК РФ).
Увольнение
Если работник отказался от предлагаемых ему вакансий или такие вакансии в учреждении отсутствовали, то по истечении двух месяцев он подлежит увольнению по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса. В случае когда двухмесячный срок, предшествующий увольнению, истекает в момент отсутствия сотрудника на работе (находится в отпуске, болеет или отсутствует по иным причинам), увольнение переносится. Такого работника увольняют в первый день его выхода на работу.
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса расторжение трудового договора, в том числе в связи с сокращением, оформляется приказом (распоряжением) работодателя, составленным по форме № Т-8 или форме № Т-8а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. С приказом нужно ознакомить работника под роспись. При отказе увольняемого работника ознакомиться с приказом или поставить подпись необходимо этот факт зафиксировать. Можно сделать запись об этом на приказе или составить акт.
В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью: «Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Если в день увольнения невозможно выдать трудовую книжку или работник отказывается ее получать, то работодатель обязан направить работнику уведомление с приглашением прийти за трудовой книжкой или разрешить переслать ее по почте. Эта норма установлена пунктом 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Со дня отправления этого документа считается, что работодатель исполнил свою обязанность по выдаче трудовой книжки. В этом случае уволенный работник не сможет привлечь его в соответствии со статьей 234 Трудового кодекса к возмещению материального ущерба, причиненного в результате незаконного лишения возможности трудиться в связи с задержкой выдачи трудовой книжки.
Выплаты
В день увольнения (последний день работы) работодатель обязан произвести расчет с уволенным сотрудником. Со дня, следующего за днем увольнения, указанным в приказе, прекращается начисление зарплаты работнику. Помимо заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ) работнику в связи с сокращением штата необходимо выплатить выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ). Особенности и правила исчисления среднего заработка работника установлены в статье 139 Трудового кодекса и в постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Первый и второй (иногда третий) месяцы после увольнения являются единым периодом трудоустройства. Поэтому расчет среднедневного заработка за эти месяцы производится один раз за расчетный период (12 месяцев перед увольнением).
Выходное пособие в размере среднего заработка выдают полностью при увольнении, даже если работник может устроиться на работу в другую компанию сразу же после увольнения.
Также сотрудник имеет право на получение от бывшего работодателя среднего месячного заработка на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). По решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен, работодатель обязан сохранить за работником средний месячный заработок на период трудоустройства в течение третьего месяца со дня увольнения (ст. 178 ТК РФ). Документальным обоснованием этого служит справка органа службы занятости о постановке на учет.
В случае если сокращенный работник трудоустроился в определенный законодательством период, то средний заработок ему положен только за дни до трудоустройства.
Отметим, что согласно абзацу 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса при увольнении работника в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель не может произвести удержание из заработной платы сотрудника за не отработанные им дни отпуска.
Если работодатель с письменного согласия работника расторг трудовой договор до истечения двухмесячного срока, то он выплачивает ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка работника, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.
При прекращении трудового договора с работником, занятым на сезонных работах, в связи с сокращением численности или штата выходное пособие выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка (ч. 3 ст. 296 ТК РФ).
Работникам, попавшим под сокращение штатов в организации, расположенной в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности, также выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а средний месячный заработок на период трудоустройства сохраняется за ним на срок не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за указанным работником в течение четвертого, пятого и шестого месяцев со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, что в месячный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ст. 318 ТК РФ).
Налогообложение
При исчислении налога на прибыль организация имеет право учесть в расходах суммы выходных пособий, выплаченных сокращенным сотрудникам (п. 9 ст. 255 НК РФ). Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса НДФЛ не удерживается с суммы компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных с увольнением работников, в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, не превышающей в целом трехкратного размера среднего месячного заработка или шестикратного размера среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Также эти выплаты освобождены и от страховых взносов, и от взносов на страхование от несчастных случаев на производстве (подп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. №
О мероприятиях, проводимых при сокращении должностей гражданской службы, будет рассказано в следующем номере. •