Новые правила командирования
Отмена командировочного удостоверения, служебного задания, отчета о выполненной работе в командировке... Такие изменения в оформлении документов при командировании работников произошли в 2015 году. Рассмотрим эти изменения в статье.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации. А порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ). Это, в частности:
Трудовой кодекс;
Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Указ № 813);
Закон от 27 июля 2004 г. № 79‑ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749);
постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (далее — Постановление № 729);
постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (далее — Постановление № 812);
постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. № 916 «О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета»;
приказ Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Документальное оформление
Как и раньше, основным документом при оформлении служебной поездки является приказ. Он может быть составлен по унифицированной форме Т-9 (при направлении в командировку нескольких работников — по форме № Т-9а) либо по любой другой, утвержденной учреждением. В документе указывается полное наименование учреждения, данные работника, его должность и отдел, место назначения, срок и цель служебной поездки. Основанием чаще всего выступает соответствующая служебная записка. Приказ о направлении в командировку должен быть подписан руководителем учреждения, а работник должен быть ознакомлен с ним под роспись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Внимание!
С 2015 года командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе оформлять не нужно. Это установлено постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».
Правильное оформление документов является гарантией того, что впоследствии не придется столкнуться с претензиями со стороны проверяющих органов о правомерности принятия к учету расходов, связанных с командировкой. Учреждению необходимо оформить журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (приложение 2). Такой порядок и форма учета установлены пунктом 8 Постановления № 749. По прибытии сотрудника из командировки заполняется журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению 3 (Приказ № 739н).
Внимание!
Учреждения могут отправлять в служебные командировки только работников (сотрудников), с которыми заключен трудовой договор.
Отмена командировочного удостоверения, безусловно, уменьшила количество оформляемых документов. Однако возникает вопрос, каким образом узнать, сколько дней сотрудник реально находился в командировке. На сегодняшний день фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представленным работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Постановления № 749).
Авансовый отчет
Вернувшись из командировки, работник должен представить в учреждение авансовый отчет (ф. 0504049) (Инструкция № 173н). К отчету прикладываются подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д.), в которые входят документы о найме жилья, проездные и другие документы, а также суточные. Перечень этих документов работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета.
Больше всего вопросов возникает в отношении оплаты проживания. Так как оплата гостиницы может производиться различными способами, следует учитывать их все. В случае безналичной оплаты имеются акт и счет-фактура, который является документом для отражения в учете (как бухгалтерском, так и налоговом), но при этом гостиничный чек никто не отменял. Более сложная ситуация, когда номер бронируется заранее, но оплата производится после прибытия наличными или банковской картой. В таком случае для принятия этих расходов необходимо, чтобы был осуществлен возврат потраченных средств работнику; если расходы производились в части предпринимательской деятельности, то эту статью можно включить и в расчет налогообложения. От работника требуется предъявить гостиничный чек и фискальный чек, в случае оплаты картой — подтвердить факт осуществления транзакции.
Расходы на проезд подтверждаются (п. 12, 26 Постановления № 749):
проездными документами: железнодорожным (в билет включается оплата предоставления постельных принадлежностей) или авиабилетом; чеком об оплате проезда в общественном транспорте, такси;
документами об оплате услуг по оформлению проездных документов.
Отметим: при направлении работника в командировку на территорию государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения Государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Обратите внимание, что при определении налоговой базы по НДФЛ по суточным, выплаченным в иностранной валюте, суммы пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 29 декабря 2014 г. № 03-04-06/68074).
Завершающим этапом является проверка бухгалтерией целевого расходования средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. По итогам проверки авансовый отчет утверждается руководителем учреждения, и на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Особенности направления в командировку государственных гражданских служащих
С 1 февраля 2015 года изменились порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом № 813.
Оформлять командировочное удостоверение гражданскому служащему также не нужно.
Срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке (дата приезда в место командирования и дата выезда из него) определяется по проездным документам (билетам), представляемым им в государственный орган по возвращении из служебной командировки.
При отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Минфином России.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), возмещаются гражданскому служащему за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размерах, установленных Правительством Российской Федерации для возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений (в соответствии с Постановлением № 729).
В случае командирования гражданского служащего в такую местность, откуда он по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемого служебного задания имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.
Если командированный гражданский служащий по окончании служебного дня по согласованию с представителем нанимателя или уполномоченным им лицом остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения возмещаются ему в размерах, установленных Правительством Российской Федерации для возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений (в соответствии с Постановлением № 729).
Возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно — к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации, то есть в соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563.