Работник отправляется учиться

В наше время один раз и навсегда выученные прописные истины уже не спасают. В работе необходима оперативная информация и «свежие» знания. Именно поэтому учреждения направляют своих сотрудников на семинары, курсы повышения квалификации, а бывает, и в вуз для получения высшего образования.

Право работника на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации (включая получение новых профессий и специальностей) установлено в статье 197 Трудового кодекса. Но формы обучения, перечень необходимых профессий и специальностей администрация определяет самостоятельно, с учетом мнения представительного органа работников (ст. 196 ТК РФ). Также бывают ситуации, когда учреждение обязано проводить повышение квалификации сотрудников. К примеру, если такая необходимость предусмотрена федеральным, региональным, областным законодательством. Все это должно быть прописано в коллективном, трудовом договоре, соглашении.

Нужны документы
Перед тем как отправить сотрудника познавать новое и неизведанное, следует заключить с ним дополнительный договор (ст. 197 ТК РФ). Можно составить ученический договор на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы (ст. 198 ТК РФ), который содержит такие сведения (ст. 199 ТК РФ):
– наименования сторон;
– квалификация, приобретаемая по окончании обучения;
– гарантии со стороны работодателя обеспечить возможность обучения сотрудника;
– срок ученичества;
– размер оплаты (стипендии) в период обучения. Заметим, на эту сумму не нужно начислять ЕСН, так как выплаты осуществляются не по трудовому или гражданско-правовому договору (письмо Минфина России от 24 октября 2006 г. № 03-05-02-04/167);
– обязанность сотрудника отработать в учреждении определенное время после прохождения обучения. Если работник без уважительных причин уволится раньше оговоренного срока, то он обязан будет возместить расходы на обучение исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени (ст. 249 ТК РФ). При уклонении от этого администрация вправе обратится в суд. Конечно, включение данного условия в договор имеет смысл, только если учреждение оплачивает долгосрочное обучение сотрудника (например, получение аттестата профессионального бухгалтера, высшего, среднего образования).
Другой вариант – типовой контракт между сотрудником и работодателем, заключенный в рамках целевой контрактной подготовки специалистов с высшим и средним профессиональным образованием (постановление Правительства Российской Федерации от 19 сентября 1995 г. № 942).
Для подтверждения производственной необходимости и инициативы работодателя необходимо составить приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение с указанием целей и причин такого направления, места обучения. Если в учреждении есть годовой план повышения квалификации, следует дать ссылку и на него. В плане указывают:
– виды подготовки и переподготовки кадров;
– количество работников, направляемых на обучение;
– специальности и должности сотрудников, без указания фамилий;
– сроки проведения обучения;
– наименование образовательных учреждений;
– количество часов программы обучения.
Не лишним также будет составить «Положение о профессиональной подготовке, переподготовке и повышении квалификации работников». В нем указывают:
– перечни работников, которые:
   – будут проходить профессиональное обучение по инициативе работодателя;
   – могут обучаться по собственной инициативе;
– обстоятельства, с которыми связана обязанность специалистов проходить профессиональное обучение, сроки и периодичность обучения;
– виды обучения (обучение в рамках имеющейся у работника профессии, специальности, квалификации либо обучение новой профессии, специальности, повышение квалификации);
– формы обучения (с отрывом от производства или без оного, с частичным отрывом от работы);
– гарантии и компенсации сотрудникам.
По окончании обучения работник должен представить свидетельство, сертификат, диплом (совет: сделайте с них копии), счет-фактуру, акт об оказании образовательных услуг. Иногда к нему прикладывают копии ведомости с подписями работников о получении соответствующего документа.

Оплата за счет бюджетных средств
Здесь возможны две ситуации.
1. Плановая программа (раз в 5 – 7 лет) повышения квалификации сотрудников (как правило, это касается руководящих сотрудников и бухгалтеров)
Такая программа может курироваться специализированным учреждением (к примеру, Департаментом образования региона, области, далее – Куратор) на основании «Положения о порядке финансирования системы повышения квалификации». Куратор вправе объявить открытый конкурс на размещение заказов по профессиональной переподготовке и повышению квалификации. Естественно, в конкурсе смогут принять участие лишь те организации высшего и дополнительного образования, у которых есть лицензия (п. 3 ст. 21, п. 2 ст. 22, п. 4 ст. 23, п. 2 ст. 25, п. 2 ст. 26 Закона от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании», подп. 1 п. 3 ст. 264 НК РФ). Во избежание проблем стоит запастись копией указанного документа.

Бюджетное финансирование расходов осуществляется за счет и в пределах средств, предусмотренных на эти цели в соответствующем бюджете. А планирование ассигнований производят на основе нормативов минимальной бюджетной обеспеченности, определяемых в расчете на одного обучающегося.
Куратор вправе передать полномочия по расчетам с организацией, в которой будут обучаться сотрудники, подведомственному учреждению (далее – Исполнитель), в смете расходов которого будут предусмотрены ассигнования на эти цели. Финансирование направляется на счет Исполнителя. Взаимные обязательства и ответственность сторон, относящиеся к организации расчетов, определяются договором. В нем указывают:
– перечень сертифицированных образовательных организаций, повышающих квалификацию работников;
– норматив, по которому осуществляется финансирование повышения квалификации в текущем году;
– предельная численность обучающихся;
– порядок и размеры корректировки ассигнований в случае отклонения фактических показателей численности обучающихся от заявленного при формировании бюджета;
– доля (в процентах) аванса образовательному учреждению от общих расходов на повышение квалификации.
Муниципальные, региональные и областные учреждения представляют Исполнителю списки работников, изъявивших желание повысить свою квалификацию в следующем году, по установленной форме:

Список работников учреждений, направляемых на курсы повышения квалификации

Исполнитель направляет списки в образовательные организации, в которых желают обучаться работники. И по достижении договоренности заключает договор об оказании образовательных услуг. В числе прочего, он содержит (п. 14 Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июля 2001 г. № 505):
– наименование образовательного учреждения, место его нахождения либо фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя гражданина, занимающегося индивидуальной трудовой педагогической деятельностью;
– фамилию, имя, отчество, телефон и адрес учреждения и работника;
– сроки оказания образовательных услуг;
– уровень и направленность основных и дополнительных образовательных программ, перечень (виды) образовательных услуг, их стоимость и порядок оплаты.
Примерная форма договора на оказание платных услуг в сфере профессионального образования утверждена приказом Минобразования России от 28 июля 2003 г. № 3177.
Ежемесячно на основании договора об оказании образовательных услуг, актов приемки выполненных работ, счета-фактуры Исполнитель представляет Куратору заявку на финансирование оплаты услуг. Ее форма приведена ниже.

Заявка на финансирование расходов на оплату услуг по повышению квалификации работников

в________________ т. г.

2. Учреждение самостоятельно отправляет сотрудника на обучение
В этом случае договор об оказании образовательных услуг нужно заключать только от имени учреждения, а не от имени работника. В контракте должна быть описана программа обучения, которая соответствует профилю работы сотрудника. Также нужно помнить следующее. При заключении подлежащих оплате за счет средств федерального бюджета договоров ПБС вправе предусматривать авансовые платежи в размере 100 процентов по договорам об обучении на курсах повышения квалификации и в размере 30 процентов по другим контрактам (ст. 37 постановления Правительства РФ от 22 февраля 2006 г. № 101). Указанные требования не распространяются на оплату товаров, работ и услуг за счет внебюджетных средств (письмо Федерального казначейства Российской Федерации от 14 июля 2006 г. № 02-13-10/1902).
Покажем на примере порядок отражения операций по оплате обучения сотрудников.

Пример.
Учреждение, находящееся в Томске, заключило с московской образовательной организацией договор на обучение своего сотрудника К.Н. Алферова по программе повышения квалификации объемом 72 часа (с 5 марта 2007 года по 7 марта 2007 года) с отрывом от производства. Стоимость услуг по договору – 20 000 руб. (НДС не облагается). Образовательная организация имеет лицензию на оказание данного вида услуг.
Приказ о направлении К.Н. Алферова на обучение издан 2 марта 2007 года. В этот же день оплачено 50 процентов стоимости услуг по договору. Оставшуюся часть учреждение перечислило после окончания сотрудником курсов – 12 марта 2007 года.
Алферову выдана под отчет сумма на командировочные расходы:
– проезд – 5000 руб.;
– проживание в гостинице – 6000 руб.;
– суточные – 1500 руб.
9 марта 2007 года Алферов представил копию свидетельства об успешном окончании курсов повышения квалификации, подписанный акт об оказанных услугах и авансовый отчет о произведенных расходах.
Оплату стоимости обучения на курсах повышения квалификации, участия в семинарах производят по подстатье 226 «Прочие услуги» (письмо Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 02-14-10/880).
Бухгалтер учреждения сделал такие записи:

2 марта 2007 года
Дебет 1 206 09 560
«Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам за прочие услуги»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
– 10 000 руб. – перечислен аванс за обучение с лицевого счета учреждения;

Дебет 1 208 05 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– 5000 руб. – выдано из кассы под отчет на оплату проезда;

Дебет 1 208 09 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– 6000 руб. – выдано из кассы под отчет на оплату проживания в гостинице;

Дебет 1 208 02 560
««Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– 1500 руб.– выданы суточные;

9 марта 2007 года

Дебет 1 302 09 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»
Кредит 1 206 09 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за прочие услуги»
– 10 000 руб. – произведен зачет ранее оплаченного аванса;

Дебет 1 401 01 226
«Расходы на прочие услуги»
Кредит 1 302 09 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»
– 20 000 руб. – отнесена на расходы сумма оказанной образовательной услуги;

Дебет 1 401 01 222
«Расходы на транспортные услуги»
Кредит 1 208 05 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»
– 5000 руб. – приняты к учету расходы на оплату проезда;

Дебет 1 401 01 226
«Расходы на прочие услуги»
Кредит 1 208 09 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам за прочие услуги»
– 6000 руб. – приняты к учету расходы на оплату проживания;

Дебет 1 401 01 212
«Расходы по прочим выплатам»
Кредит 1 208 02 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
– 1500 руб. – приняты к учету суточные;
12 марта 2007 года

Дебет 1 302 09 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
– 10 000 руб. – произведена окончательная оплата услуг по договору.

Оплата за счет внебюджетных средств
В этом случае основной проблемой является исчисление налога на прибыль. Разберемся.
Затраты на повышение квалификации уменьшают базу по налогу на прибыль (подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ). Но для этого должен выполняться ряд условий:
– сотрудники, проходящие обучение, состоят в штате учреждения;
– образовательная организация имеет государственную аккредитацию (лицензию);
– программа обучения способствует повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого или переподготавливаемого специалиста в рамках деятельности учреждения.

В отношении расходов на участие сотрудника на семинарах можно сказать следующее. Они снизят налоговую базу в составе расходов на консультационные услуги (подп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поясним почему. Семинары длятся, как правило, менее трех дней и проводить их можно без лицензии, да и сдавать выпускной экзамен сотруднику нет надобности. Поэтому относить их к расходам на подготовку и переподготовку кадров нельзя. В этом случае лучше оформить такие документы:
– договор на оказание консультационных услуг;
– акт на оказание услуг;
– счет-фактуру;
– отчет об оказанных услугах (в нем перечисляют вопросы, которым была посвящена консультация).
Довольно часто организаторы семинаров устраивают фуршет, который включается в стоимость обучения. Так вот, если в счете-фактуре, акте стоимость питания выделена отдельной строкой, проверяющие не примут ее в уменьшение налогооблагаемой базы. Ревизоры оперируют пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса, где сказано: «Не признаются расходами на подготовку и переподготовку кадров расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, а также расходы, связанные с содержанием образовательных учреждений или оказанием им бесплатных услуг, с оплатой обучения в высших и средних специальных учебных заведениях работников при получении ими высшего и среднего специального образования». Из данной нормы видно также, что расходы на оплату высшего и среднего образования не уменьшат базу по налогу на прибыль*.
А расходы, приведенные ниже, входят в состав расходов на оплату труда:
– расходы на проезд к месту учебы и обратно (п. 13 ст. 255 НК РФ), другие командировочные расходы в порядке и размере, предусмотренном для лиц, направленных в командировку. Заметим, если сотрудник ежедневно возвращается к месту жительства, суточные не выплачиваются (п. 15 Инструкции от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», утверждена Минфином СССР, Госкомтрудом СССР, ВЦСПС);
– выплата средней заработной платы за время освобождения от работы в связи с сокращенной рабочей неделей (п. 6 ст. 255 НК РФ), при обучении с отрывом от производства (п. 19, ст. 255 НК РФ, п. ст. 187 ТК РФ), оплатой дополнительного учебного отпуска (п. 13 ст. 255 НК РФ);
Оплата дополнительно предоставляемых отпусков (сверх предусмотренных действующим законодательством) не уменьшает налогооблагаемую базу (п. 24 ст. 270 НК РФ).
Раз уж мы заговорили об отпусках, напомним некоторые моменты. Работникам, которые получают высшее (ст. 173 ТК РФ) или среднее (ст. 174 ТК РФ) образование полагается дополнительный оплачиваемый отпуск и отпуск без сохранения заработной платы**. Это касается и тех сотрудников, которые получают образование впервые, и тех, кто вознамерился получить второй диплом (ст. 177 ТК РФ). Но работник должен быть направлен на учебу по трудовому договору или соглашению об обучении и заниматься успешно (ст. 173 ТК РФ). Учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова. Ее форма утверждена приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. № 2057 (для вуза), от 17 декабря 2002 № 4426 (для среднего специального учебного заведения).
На суммы оплаты ученических отпусков необходимо начислить НДФЛ, ЕСН, взносы в ПФР, ФСС. Оплата дополнительно предоставляемых по инициативе работодателя отпусков, не облагается налогами, поскольку такие отпуска не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу (п. 3 ст. 236 НК РФ).

НДФЛ, ЕСН
Все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с возмещением расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников, не облагают НДФЛ и ЕСН (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). С этим согласны и судьи, и чиновники (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 21 декабря 2006 г. по делу № Ф04-8475/2006(29498-А27-23), Северо-Западного округа от 13 сентября 2006 г. по делу № А26-7203/2005-211, от 27 ноября 2006 г. по делу № А56-52440/2005, Уральского округа от 16 мая 2006 г. по делу № Ф09-2876/06-С2, п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. № 106, письмо Минфина России от 2 августа 2005 г. № 03-03-04/2/35). Но с некоторыми оговорками: если обучение осуществляется по инициативе работодателя, в целях более эффективного выполнения работником трудовой функции, напрямую связано с профессиональными обязанностями работника, бизнес-образование является общепринятой практикой. В противном случае придется начислить НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Если оплата производится за счет внебюджетных средств, то начислять налог не нужно, так как такие расходы не снижают облагаемую базу (п. 3 ст. 236 НК РФ).
Со стоимости обучения сотрудника в вузе нужно начислить ЕСН (письмо УФНС по г. Москве от 15 ноября 2005 г. № 21-18/83922). То же касается и НДФЛ, поскольку обучение связано с получением нового высшего или среднего образования и повышением образовательного уровня сотрудника. Значит, траты не относятся к компенсационным выплатам (письмо МНС России от 22 марта 2004 г. № 04-2-06/823@). Правда, есть небольшое уточнение. Не подлежит налогообложению стоимость высшего или среднего образования, получаемого физическими лицами:
– в соответствии с Положением о целевой контрактной подготовке специалистов с высшим и средним профессиональным образованием из числа лиц, обучающихся за счет средств федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации (утверждено Постановлением Правительства РФ от 19 сентября 1995 г. № 942);
– в порядке переподготовки, осуществляемой на основе государственного заказа, согласно постановлению Правительства РФ от 13 сентября 1994 г. № 1047 и Указу Президента Российской Федерации от 7 февраля 1995 г. № 103 за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской федерации и местных бюджетов.

А. Ю. Ильина,
редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»