Забота о сотрудниках — дело стоящее
Трудовой кодекс и санитарные нормы обязывают работодателя обеспечить сотрудникам такие условия, в которых можно плодотворно трудиться. А на плечи бухгалтера, как всегда, ложится самая непростая работа — учет затрат и споры с налоговой.
А.Ю. Ильина,
редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»
В Трудовом кодексе сказано, что работодатель должен:
- соблюдать трудовое законодательство и иные нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров (ст. 22 ТК РФ). Это означает в том числе и то, что, если во внутренних документах закреплена обязанность работодателя по обеспечению сотрудников необходимыми им для нормальной работы вещами, он не сможет от нее «увильнуть» даже при отсутствии в трудовом законодательстве прямого указания на необходимость покупки таких вещей;
- обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда (ст. 22, 163 ТК РФ);
- обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ);
- оборудовать в целях обеспечения санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи, комнаты для отдыха в рабочее время и психологической разгрузки; создавать санитарные посты с аптечками, укомплектованными набором лекарственных средств и препаратов для оказания первой медицинской помощи, и т. д. (ст. 223 ТК РФ).
- К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относят затраты на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). В Налоговом кодексе, к сожалению, не сказано, какие условия признают нормальными и какие расходы относят к такому обеспечению. Поэтому проблемы с налоговиками возникают довольно часто.
Глоток свежего воздуха
Налоговики считают, что расходы на приобретение кондиционеров учитывают при исчислении прибыли лишь в том случае, если они служат для обеспечения нормальных условий труда, предусмотренных законодательством и специальными отраслевыми требованиями по обеспечению нормальных условий труда и мер по технике безопасности (такие документы, как правило, разработаны для промышленных предприятий) (письмо УМНС по г. Москве от 16 мая 2003 г. № 26-12/26601). В противном случае инспекторы могут даже предположить, что оборудование административного помещения кондиционерами является расходами, произведенными в пользу работников (постановление ФАС Уральского округа от 13 ноября 2007 г. № Ф09-9231/07-С3 по делу № А07-6713/07).
Однако арбитры признают затраты на приобретение и монтаж кондиционеров в административных помещениях экономически обоснованными расходами и подтверждают правомерность налоговых вычетов по НДС вне зависимости от наличия специальных норм (постановления ФАС Московского округа от 13 марта 2008 г. по делу № КА-А40/1415-08, Поволжского округа от 21 августа 2007 г. по делу № А57-10229/06-33, от 26 июля 2006 г. по делу № А55-32558/2005, Девятого Арбитражного апелляционного суда от 26 ноября 2007 г. по делу № 09АП-15165/2007-АК). Судьи указывают, что кондиционеры облегчают трудовой процесс, создают нормальные условия труда и обеспечивают меры по технике безопасности. Кроме того, расходы на приобретение бытового кондиционера подпадают под действие статьи 22 Трудового кодекса.
Еще одним камнем преткновения являются СанПиН 2.2.4.548-96 (утверждены постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21). Они возлагают на работодателя обязанность привести рабочие места в соответствие с установленными требованиями к микроклимату. В частности, в теплое время года для офисных помещений оптимальной считается температура воздуха 23–25 градусов Цельсия, допустимой — от 25 до 28. Условия, не соответствующие допустимым нормативным величинам, признаются вредными и опасными (п. 6.10 СанПиН 2.2.4.548-96). В целях снижения неблагоприятного воздействия на здоровье сотрудников работодатель должен провести защитные мероприятия, например установить системы местного кондиционирования воздуха.
Споры возникают ввиду того, что данные гигиенические нормы исторически применяют промышленные предприятия. Ведь в пункте 1.2 сказано, что они распространяются на показатели микроклимата на рабочих местах всех видов производственных помещений и обязательны для всех предприятий и организаций. Однако производственными помещениями признают замкнутые пространства в специально предназначенных зданиях и сооружениях, в которых постоянно (по сменам) или периодически (в течение рабочего дня) осуществляется трудовая деятельность людей (п. 3.1 СанПиН 2.2.4.548-96). Чем не офис?
Поэтому для того, чтобы убедить судей в своей правоте, придется запастись документами. И не только на приобретение и монтаж кондиционеров (договор, накладная, акт сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры) и унифицированными формами по учету объектов основных средств. Понадобятся и доказательства того, что до приобретения кондиционера в помещении производилось измерение температуры. Для этого на основании приказа руководителя нужно создать комиссию, которая сделает эти измерения и составит протокол. Тот является основным доказательным документом, поэтому его нужно составить в соответствии с установленными требованиями и как можно более подробно. Необходимо отразить следующие сведения:
- в каких помещениях измерялась температура (например, кабинеты, бухгалтерия, комната для ведения переговоров и т. д.) и количество работающих в них сотрудников;
- какие виды техники размещены в помещении (количество компьютеров, факсов, ксероксов и т. д.);
- даты и время измерений;
- расположение мест замеров температуры.
- для измерения температуры воздуха в помещении нельзя выбирать самые жаркие дни. В протоколе должны быть отражены результаты измерений за те дни, когда температура наружного воздуха не более чем на 5 градусов превышала среднюю максимальную температуру наиболее жаркого месяца;
- на каждую дату нужно проставить не менее трех показаний температуры воздуха — в начале, середине и конце рабочего дня;
- при площади помещения до 100 кв. м температуру необходимо измерить не менее чем в четырех точках;
- при работах, выполняемых сидя, температуру воздуха следует измерять на высоте 0,1 и 1,0 м от пола (п. 7.6 СанПиН 2.2.4.548-96).
Откушать извольте
Минфин России считает, что затраты на приобретение бытовой техники для хранения и приготовления пищи нельзя учесть для целей налогообложения прибыли, поскольку эти предметы не используют в качестве средств труда, а значит, они не могут признаваться амортизируемым имуществом (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ, письмо Минфина России от 6 мая 2005 г. № 03-06-01-04/246).
Однако судьи принимают точку зрения организаций. Пример тому — постановления ФАС Уральского округа от 15 октября 2007 г. по делу № Ф09-8348/07-С2, от 24 сентября 2007 г. по делу № Ф09-7797/07-С3, Поволжского округа от 4 сентября 2007 г. по делу № А65-19675/2006-СА1-19, от 27 апреля 2007 г. по делу № А55-11750/06-3, от 28 августа 2007 г. по делу № А55-17548/06, Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. по делу № Ф04-1822/2007(32980-А27-40), Центрального округа от 31 января 2007 г. по делу № А08-13527/05-7, от 12 января 2006 г. по делу № А62-817/2005, Московского округа от 18 декабря 2007 г. № КА-А40/13151-07 по делу № А40-192/07-4-2).
Арбитры указали, что:
- холодильник,
- микроволновая печь,
- электрочайник,
- кофеварка,
- контейнер для продуктов,
- кастрюли,
- морозильная камера,
- электроплиты,
- стол обеденный,
- шкафы для посуды,
- телевизор,
- видеомагнитофон,
- музыкальный центр,
- громкоговорящая связь,
- зеркала,
Кроме того, поскольку данные товары для организации пункта питания приобретены для осуществления операций, признаваемых объектом обложения НДС, к вычету он предъявлен обоснованно.
Надо сказать, служителей Фемиды много раз убеждали в правоте налогоплательщиков такие доводы, как:
- использование кухонной техники, мебели и инвентаря при приеме пищи в условиях ненормированного рабочего дня и ограниченного времени работы столовой;
- использования данных предметов для представительских целей (для организации буфетного обслуживания, ведения коммерческих переговоров с деловыми партнерами и т. д.);
- их использование для снятия психофизиологических нагрузок работников (к примеру, водителей и дежурных) в целях повышения уровня безопасности труда.
Заметим, наличие столовой на территории организации не означает, что нельзя оборудовать комнаты для приема пищи (решение арбитражного суда г. Москвы от 9 ноября 2006 г. по делу № А40-9485/06-76-95).
Чистота — залог здоровья
Поддержание чистоты в помещениях входит в обязанности работодателя по обеспечению гигиены труда. Поэтому расходы на приобретение пылесосов, чистящих и моющих средств можно считать производственными расходами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2007 г. по делу № Ф04-1822/2007(32980-А27-40), Поволжского округа от 28 августа 2007 г. по делу № А55-17548/06, Уральского округа от 15 октября 2007 г. по делу № Ф09-8348/07-С2). Арбитры придерживаются того мнения, что расходы на приобретение жидкости для мытья посуды, стирального порошка, туалетной бумаги обусловлены необходимостью обеспечения нормальных условий труда и бытовых нужд работников. Поэтому указанные расходы правомерно учтены при исчислении прибыли (постановление ФАС Поволжского округа от 3 июля 2007 г. по делу № А65-20634/06). А в постановлении ФАС Московского округа от 25 декабря 2006 г. № КА-А40/12681-06 по делу № А40-20791/06-118-198 сказано, что чистящие, моющие и иные аналогичные средства приобретаются с целью соблюдения установленных санитарно-гигиенических требований и содержания помещений в надлежащем состоянии.
Отметим, в письмах УФНС по г. Москве от 6 октября 2006 г. № 20-12/89121.1, УФНС по г. Санкт-Петербургу от 3 апреля 2006 г. № 02-05/07859@, Минфина России от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229 также сказано, что расходы на приобретение чистящих и моющих средств, бумажных полотенец, салфеток, освежителей воздуха, пакетов для мусора и т. д. также уменьшают базу по налогу на прибыль. Ведь юридические лица обязаны осуществлять профилактические мероприятия по обеспечению безопасных для человека условий труда и выполнению требований санитарных правил и иных нормативно-правовых актов к производственным процессам и технологическому оборудованию, организации рабочих мест, коллективным и индивидуальным средствам защиты работников, режиму труда, отдыха и бытовому обслуживанию работников в целях предупреждения травм, профессиональных, инфекционных заболеваний и заболеваний (отравлений), связанных с условиями труда (п. 2 ст. 25 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).
«Живой» источник
Бутилированная вода и кулеры не редкость в современных офисах. Однако проблемы здесь могут возникнуть как в налоговом, так и в бюджетном учете.
Что касается налога на прибыль, чиновники настаивают, что эти расходы признаются только, если водопроводная вода не соответствует требованиям СанПиН 2.1.4.1074-01 (введены в действие приказом Минздрава России от 26 сентября 2001 г. № 24). Причем подтвердить это необходимо заключением санитарно-эпидемиологической службы (письма Минфина России от 2 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/408, ФНС России от 10 марта 2005 г. № 02-1-08/46@).
Однако служители Фемиды опять же поддерживают организации. Ведь, говорят они, глава 25 Налогового кодекса не устанавливает обязанности по представлению справки о непригодности водопроводной воды для питья. Судьи полагают, что приобретение воды направлено на создание нормальных условий труда. Поэтому организации могут с полным правом уменьшать налогооблагаемую базу на сумму произведенных расходов (постановления ФАС Московского округа от 16 августа 2006 г. по делу № КА-А40/7454-06, от 18 декабря 2007 г. № КА-А40/13151-07 по делу № А40-192/07-4-2, от 20 февраля 2008 г. № Ф08-16/08-170А по делу № А53-6857/2007-С5-23, Уральского округа от 30 мая 2007 г. по делу № Ф09-4088/07-С3, Северо-Западного округа от 8 июня 2007 г. по делу № А66-10574/2006, Поволжского округа от 3 апреля 2007 г. по делу № А55-11076/06, от 7 февраля 2008 г. по делу № А57-597/07, от 20 марта 2008 г. по делу № А55-9669/07-3, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2008 г. № А33-9419/07-Ф02-902/08 по делу № А33-9419/07, Северо-Кавказского округа от 18 февраля 2008 г. по делу № Ф08-16/08-170А, Центрального округа от 25 декабря 2007 г. по делу № А68-3553/06-247/18).
В решении арбитражного суда г. Москвы от 20 февраля 2007 г. по делу № А40-51763/06-115-305 сказано следующее. В соответствии со статьей 209 Трудового кодекса под условиями труда понимают совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника. Качество питьевой воды, безусловно, оказывает влияние на здоровье работников. Таким образом, обеспечение сотрудников чистой питьевой водой является одним из элементов обеспечения нормальных условий труда, фактором трудового процесса, оказывающим влияние на здоровье.
А ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 29 января 2007 г. по делу № А56-1711/2006 обратил внимание на то, что Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня условий, которые должны обеспечивать нормальные условия труда. То, что приобретение питьевой воды не поименовано в статье 163, не означает, что оно не относится к обеспечению нормальных условий труда (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10 мая 2007 г. по делу № 09АП-4625/2007-АК). Перечень может быть расширен работодателем по собственному усмотрению в целях создания благоприятных санитарно-бытовых условий (решение Арбитражного суда г. Москвы от 9 июля 2007 г. по делу № А40-78632/06-143-329).
Бюджетный учет
В отличие от предыдущих случаев приобретение воды для сотрудников может вызвать сложности, в том числе и с пустыми бутылями. Их отражают по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Подстатья 223 «Коммунальные услуги» может применяться только если отсутствует централизованное водоснабжение или учреждение имеет справку о том, что вода непригодна для бытовых целей.
Операции по приобретению питьевой воды отражают так.
При наличии подтверждающей справки:
Дебет 1 401 01 223 (2 106 04 340)
«Расходы на коммунальные платежи» («Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг))»
Кредит 0 302 06 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате коммунальных услуг».
При отсутствии подтверждающей справки:
Дебет 0 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 0 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».
Списание производят так:
Дебет 1 401 01 272 (2 106 04 340)
«Расходование материальных запасов («Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг))»
Кредит 0 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».
Списание (отпуск) питьевой воды производится в соответствии с пунктом 55 Инструкции № 25н по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости.
Аналитический учет питьевой воды ведут на основании Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038). Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) подсчитывают обороты и выводят остатки на конец месяца.
Пример 1
Учреждение заключило договор на поставку питьевой воды в бутылях на 2008 г. за счет средств от приносящей доход деятельности. Согласно договору поставщик поставляет 10 бутылей емкостью 10 л. Залоговая стоимость за бутыли составляет 1000 руб. (10 бут. x 100 руб.). Стоимость воды — 120 руб. за каждую емкость. Договором предусмотрена первоначальная предоплата в сумме залоговой стоимости за бутыли.
Дебет 2 206 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»
Кредит 2 201 01 610
«Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
— 1000 руб. — перечислен аванс за питьевую воду согласно договору поставки;
Дебет 2 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 2 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— 1200 руб. (10 бут. x 120 руб.) — получена от поставщика питьевая вода по счету-фактуре;
Дебет 2 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 2 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— 1000 руб. (10 бут. x 100 руб.) — оприходована тара;
Дебет 2 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 2 206 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»
— 1000 руб. — зачтен аванс от поставщика;
Дебет 2 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 2 201 01 610
«Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»
— 1200 руб. — перечислены денежные средства поставщику за питьевую воду с банковского счета.
При возврате тары учреждение предъявляет поставщику счет на ее возврат. Выбытие тары отражают по кредиту счета 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы». Аналитический учет возвратной тары ведется в Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Материально ответственным лицам для сохранности тары необходимо вести ее учет в Книге учета материальных ценностей в разрезе наименования, сорта и количества (ф. 0504042).
Поступление возвратной тары отражают в Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071), ее возврат — в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
Денежные средства, полученные от поставщика, зачисляют на лицевой счет учреждения по учету операций со средствами, полученными от приносящей доход деятельности. Если же бутыли приобретены за счет бюджетных источников, средства от реализации возвратной тары перечисляют в доход бюджета.
Пример 2
Воспользуемся условиями примера 1. В течение года согласно договору поставки питьевой воды возвратная тара (бутыли) возвращается и вновь поставляется вместе с водой.
Дебет 2 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 2 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»
— 1000 руб. — отгружена тара поставщику и выставлен счет в течение месяца;
Дебет 2 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 2 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— 1000 руб. — получена поставленная тара с водой в течение месяца;
Дебет 2 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
Кредит 2 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»
— 1000 руб. — возвращена тара поставщику и выставлен счет;
Дебет 2 201 01 510
«Поступления денежных средств учреждения на банковские счета»
Кредит 2 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
— 1000 руб. — получены денежные средства от поставщика за полученную тару на лицевой счет.
Пример 3
Воспользуемся условиями примера 1. В течение года согласно договору поставки питьевой воды возвратная тара (бутыли) возвращается и вновь поставляется вместе с водой. По окончании года договор на поставку воды расторгнут, тара возвращена поставщику, поставщик перечислил за возвращенную тару денежные средства в размере залоговой стоимости — 1000 руб.
В данном случае записи таковы:
Дебет 2 401 01 172
«Доходы от реализации активов»
Кредит 2 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»
— 1000 руб. — возвращена тара поставщику.
Одновременно начисляют доход в стоимости возвратной тары:
Дебет 2 205 09 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»
Кредит 2 401 01 172
«Доходы от реализации активов»
— 1000 руб.
Далее делают запись по поступлению средств за возвратную тару:
Дебет 2 201 01 510
«Поступления денежных средств учреждения на банковские счета»
Кредит 2 205 09 660
«Погашение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»
— 1000 руб.
Если тара возврату не подлежит, желательно при составлении договора поставки указать, что при выставлении счета-фактуры (счета, накладной) ее стоимость включается в стоимость питьевой воды. В этом случае при принятии ее к учету отражают только стоимость воды без тары.
Если в счете-фактуре тара выделена отдельной строкой, указаны ее стоимость и количество, она подлежит учету.
Полученная тара, не возвращенная поставщику, может быть:
- использована учреждением для собственных нужд;
- списана (в случае порчи или уничтожения);
- реализована тарособирающим организациям.
Учреждение через подотчетное лицо за счет средств от приносящей доход деятельности приобрело минеральную воду для проведения конференции — 60 стеклянных бутылок на общую стоимость 1800 руб. (в том числе стоимость бутылки — 0,5 руб.) По условиям договора купли-продажи тара не подлежит возврату поставщику.
Дебет 2 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 2 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
— 1770 руб. (1800 руб. - (60 бут. х х 0,5 руб.)) — приобретена минеральная вода через подотчетное лицо;
Дебет 2 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 2 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
— 30 руб. (60 бут. x 0,5 руб.) — оприходована тара.
Пример 5
Дополним условия примера 4. После проведения конференции 50 пустых бутылок были реализованы тарособирающей организации по 1 руб. за бутылку (в том числе НДС (18%) — 7,63 руб.), а 10 бутылок были разбиты. Комиссией учреждения было принято решение списать разбитую тару.
На разбитую тару бухгалтер составил Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Дебет 2 205 09 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»
Кредит 2 401 01 172
«Доходы от реализации активов»
— 50 руб. — реализована стеклянная тара тарособирающей организации;
Дебет 2 401 01 172
«Доходы от реализации активов»
Кредит 2 303 04 730
«Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость»
— 7 руб. 63 коп. — начислен НДС;
Дебет 2 401 01 172
«Доходы от реализации активов»
Кредит 2 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»
— 25 руб. (50 бут. х 0,5 руб.) — списана фактическая стоимость реализованной тары;
Дебет 2 401 01 272
«Расходование материальных запасов»
Кредит 2 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»
— 5 руб. (10 бут. х 0,5 руб.) — списана стеклянная тара, пришедшая в негодность.